helloCash: Der Registrierkasse Blog für Deutschland

Du fragst dich, wie du ein Gewerbe anmelden kannst? Dann bist du hier genau richtig. In diesem Beitrag zeigen wir dir, welche Arten von Gewerbe es gibt, und wie du dein eigenes Gewerbe problemlos anmelden kannst.

Ist ein Gewerbe ein Unternehmen? 

Ein Gewerbe ist ein unternehmerisches Handeln mit Absicht auf Gewinnerzielung. Dementsprechend kann ein Gewerbe von einer Einzelperson oder einer Gesellschaft betrieben werden. Per Definition ist ein Unternehmen jedoch immer im Handelsregister eingetragen.

Grundlegend gilt: Wer ein Gewerbe anmeldet, gründet ein Einzelunternehmen. Je nach Gewerbeform (Haupt- oder Nebenerwerb und Kleinunternehmen oder normales Unternehmen) bist du dementsprechend auch steuerpflichtig.

Du solltest also darauf achten, dass bei einer Gewerbeanmeldung immer auch das Finanzamt auf dich aufmerksam wird. Das Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung ist daher ein ganz normaler Schritt, beim Start in die Selbstständigkeit.

Was gibt es für Gewerbe? 

Beispiele für verschiedene Gewerbe sind Handwerksbetriebe, Maklerbetriebe, Friseursalons, Buchhalter oder Hausverwalter. Je nach Gewerbeanmeldung müssen verschiedene Angaben gemacht werden. Auch auf Erlaubnispflichten oder bestimmte Dokumente muss geachtet werden.

Eine ausführliche Gewerbe-Liste findest du hier. 

Welche Gewerbe sind freie Gewerbe? 

Freie Berufe sind aus traditioneller Sicht Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Hebammen, Krankenpfleger, Patentanwälte, Notare, Architekten oder Wirtschaftsprüfer. Die Liste der freien Berufe ist lang.

Ob das von dir angestrebte Gewerbe als freies Gewerbe eingestuft wird, erfährst du auf der Website der IHK.

Was muss ich beim Gewerbe anmelden beachten? 

Bevor du ein Gewerbe anmeldest, solltest du dich bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) beraten lassen. Hier erfährst du, ob für das von dir geplante Gewerbe eine Erlaubnis oder Genehmigung vorliegen muss.

Zudem solltest du frühzeitig einen Termin bei deinem ansässigen Gewerbeamt beantragen, um dein Gewerbe zeitnah anmelden zu können. Manche Städte bieten mittlerweile auch eine Online-Anmeldung an, sodass du nicht vor Ort anwesend sein musst. Hinsichtlich der Kosten solltest du für die Gewerbeanmeldung ca. 15 – 30 € einplanen.

Mit der Gewerbeanmeldung werden verschiedene Prozesse in Gang gesetzt. Das Gewerbeamt leitet deine Daten an das Finanzamt weiter. Auch die Berufsgenossenschaft und ggf. das Amtsgericht (wenn UG oder GmbH gegründet wird) werden informiert.

Wo kann ich ein Gewerbe anmelden? 

In Deutschland meldest du dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt oder auch Ordnungsamt an. Gewerbetreibende müssen zwingend zu einem der zuvor erwähnten Ämter gehen. Freiberufler können sich hingegen direkt ans Finanzamt wenden. Durch eine kurze Recherche im Internet findest du schnell heraus, welches Gewerbeamt für deine Anmeldung zuständig ist. Sobald das Gewerbe offiziell angemeldet wurde, kann mit der Geschäftstätigkeit begonnen werden. 

Wichtig: Der Beginn der Selbstständigkeit zeichnet sich nicht durch das Datum der Erteilung des Gewerbescheins aus, sondern wird durch den spezifischen Tag der Aufnahme der Geschäftstätigkeit gekennzeichnet.

Was gibt es für Kleingewerbe? 

Kleingewerbe sind alle Unternehmen, die im Rahmen der Kleinunternehmerregelung agieren. Hier liegt der Jahresgewinn nicht höher als aktuell 50.000 €. 

Welche Art von Unternehmen du als Kleinunternehmer führst, ist bei dieser Frage unerheblich. Es geht dementsprechend vorrangig um deine geplanten jährlichen Einkünfte. Der Vorteil eines Kleingewerbes ist die Minderung der Risiken. Mit einem Kleingewerbe kannst du weitere Einnahmen aus deinem Hauptjob generieren und somit erst mal austesten, ob deine Geschäftsidee wirklich funktioniert. Sobald du aber den o. g. Jahresgewinn erreichst, bist du nicht mehr berechtigt ein Kleingewerbe zu führen. Wenn du wissen möchtest, was du beachten musst, wenn du dich nebenberuflich selbstständig machst, haben wir auch hier zu einen Artikel für dich.

Wann brauche ich einen Gewerbeschein?

In Deutschland muss jeder, der ein Gewerbe betreiben möchte, über einen Gewerbeschein verfügen. Ohne Gewerbeschein darf eine selbstständige Ausübung von Tätigkeiten zur Erwirtschaftung von Gewinnen nicht erfolgen.

Du musst also darauf achten, dass du bereits vor der Aufnahme deiner selbstständigen Tätigkeit ein Gewerbe anmeldest.

Kann ich ein Gewerbe auch rückwirkend anmelden?

Ja. Du kannst dein Gewerbe auch rückwirkend anmelden. In der Vergangenheit hat sich oft gezeigt, dass sich Gewerbeämter oft kulant zeigen, wenn es um eine rückwirkende Anmeldung geht. Voraussetzung ist jedoch, dass der rückwirkende Termin nicht zu weit in der Vergangenheit liegt. Wenn hier bereits zu viel Zeit verstrichen ist, musst du mit einem Bußgeld rechnen. 

Beispiel: Du meldest dein Gewerbe 1-2 Monate später an. In diesem Fall musst du in der Praxis mit keinem Bußgeld rechnen. Vorausgesetzt du gehst proaktiv auf das Gewerbeamt zu.

Checkliste: Gewerbeschein beantragen in Deutschland

Du fragst dich, was du brauchst, um ein Gewerbe anzumelden? Wir zeigen dir detailliert, welche Dokumente du benötigst, um in Deutschland eine Gewerbeanmeldung durchzuführen.

1. Du brauchst deine gültigen Ausweispapiere
2. Falls du für das Gewerbe eine Erlaubnis brauchst, musst du diese nachweisen
3. Wenn du einen eigenen Handwerksbetrieb eröffnen willst, brauchst du eine Handwerkskarte
4. Falls du einen handwerksähnlichen Betrieb eröffnen willst, brauchst du eine Gewerbekarte
5. Wenn dein Gewerbe ins Handelsregister eingetragen werden soll, brauchst du einen Handelsregisterauszug
6. Wenn du keine deutsche Staatsbürgerschaft hast, brauchst du eine gültige Aufenthaltsgenehmigung

Kann ich mein Gewerbe auch online anmelden?

In vielen Gewerbeämtern werden Online-Anmeldungen bereits angeboten. Je nach technischem Stand der Behörde kannst du deine Anmeldung daher zu 100 % über das Internet durchführen. Auch die Zahlung der Gebühr wird über das Internet abgewickelt. 

Auf der Website des für dich zuständigen Amtes kannst du dich im Vorfeld informieren, ob die Abwicklung der Anmeldung über das Internet möglich ist. Auch bei der Gewerbeanmeldung über das Internet brauchst du folgende Dokumente:

• Personalausweis
• ggf. Handelsregisterauszug
• Zustimmungserklärung der Gesellschafter
• Beiblatt über Vertretungsberechtigungen
• ggf. Nachweise über Qualifikationen (z. B. Meisterbrief)
• ggf. behördliche Nachweise (z. B. Gesundheitszeugnis oder polizeiliches Führungszeugnis)

Kleingewerbe Steuern: Was muss ich beachten?

Es gibt auch beim Kleingewerbe verschiedene steuerliche Pflichten. Nachfolgend findest du alle Infos auf einen Blick:

• Die Gewinne deines Kleingewerbes versteuerst du über deine Einkommenssteuer.
• Zusätzlich zur Einkommenssteuer zahlst du Gewerbesteuer. Hier gilt jedoch ein Freibetrag von 24.500 € pro Jahr.
• Grundsätzlich musst du bei einem Kleingewerbe Umsatzsteuer abführen.
• Von der Umsatzsteuer bist du befreit, wenn du dich für die Kleinunternehmerregelung entschieden hast.
• Wenn du Arbeitnehmer beschäftigst, musst du Lohnsteuer anmelden.
• Wenn du als Kleingewerbetreibender Firmenfahrzeuge hast, musst du zusätzlich Kfz-Steuer zahlen.

Natürlich möchten wir dir hier direkt noch ein Beispiel an die Hand geben, damit du all diese Regelungen besser verstehen kannst. Es gibt nämlich gleich drei typische Fälle, in denen du mit deinem Kleingewerbe keine Steuern zahlen musst.

Beispiel Kleingewerbe Steuern: 

Du hast ein Kleingewerbe angemeldet und dein Jahresgewinn bleibt unter 24.500 €. In diesem Fall beträgt die Gewerbesteuer 0 €. Zusätzlich hast du dich als Kleinunternehmer gemeldet. Somit entfällt die Umsatzsteuer. Auch die Einkommensteuer entfällt bei dir, da du leider lediglich Verluste erwirtschaftet hast.

Dass frischgebackene Selbstständige im ersten Jahr Verlust machen ist keine Seltenheit. Schließlich muss sich das Unternehmen ja erstmal am Markt etablieren. Die Verluste werden später dann mit den Gewinnen verrechnet.

Gewerbe anmelden: Deine Checkliste für die administrativen Aufgaben

Administrative Aufgaben gehören bei der Selbstständigkeit dazu. Für viele sind diese Aufgaben eher lästig – jedoch wollen wir hier zu 100 % ehrlich sein. Als Selbstständiger oder Unternehmer musst du dich z. B. auch mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen.

Vor dem Gewerbe anmelden solltest du also die folgenden organisatorischen Punkte unbedingt auf dem Zettel haben:

• Geschäftskonto

Hast du bereits ein Geschäftskonto? Wenn du ein Gewerbe anmeldest, solltest du unbedingt alle privaten und geschäftlichen Kosten voneinander abgrenzen. Die Eröffnung eines Geschäftskontos ist ganz klar eines deiner ersten To-Dos auf deiner Liste.

• Kassenbuch

Im Kassenbuch werden all deine Geschäftsvorfälle dokumentiert. Hier trägst du alle Einnahmen und Ausgaben ein und heftest Barbelege ab. Wenn du einen cleveren digitalen Helfer brauchst, solltest du dir unbedingt mal das Kassensystem von helloCash anschauen.

• Buchführung (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)

Sowohl Rechnungen von Lieferanten als auch die von dir erstellten Rechnungen müssen sorgfältig abgelegt werden. Hier lohnt es sich, mit System und Köpfchen vorzugehen. Denn Fehler können schnell hohe Bußgelder nach sich ziehen. Überlege dir auf jeden Fall auch hier, ob du ein innovatives Kassensystem nutzen möchtest. 

• Steuern

Du solltest dir alle für dich relevanten Steuerarten auflisten, um ein klares Gesamtbild zu erhalten. Wenn du dich mit dem Thema Steuern nicht befassen möchtest, solltest du dir zudem einen Steuerberater nehmen. So gehst du auf Nummer sicher und musst dir keine Sorgen um Probleme bei einer Betriebsprüfung machen.

• Aktenführung

Überlege dir am besten noch vor der Anmeldung deines Gewerbes, wie du deine Dokumente verwalten möchtest, und ob es nicht sogar Aufbewahrungsfristen gibt. Nur so kannst du von Beginn an strukturiert und ordnungsgemäß arbeiten.

Fazit: Beim Gewerbe anmelden solltest du dich vorher gründlich informieren

Durch eine strukturierte Vorarbeit steht deinem geschäftlichen Erfolg nichts mehr im Weg. Bevor du einen Gewerbeschein beantragst, solltest du dir also die richtigen Fragen stellen. Mit welchen Tools will ich meine internen Dokumente verwalten? Welche Erlaubnisse bzw. Qualifikationen brauche ich, um mein Gewerbe anzumelden? Möchte ich in ein innovatives Kassensystem investieren? Kommt für mich ein Kleingewerbe infrage?

Kannst du all diese Fragen strukturiert und vollständig beantworten? Dann kannst du problemlos ein Gewerbe anmelden und in die Selbstständigkeit starten. In unserem Leitfaden zur Selbstständigkeit geben wir dir weitere wertvolle Tipps – denn Vorbereitung ist beim Start deines eigenen Unternehmens immens wichtig.

Du möchtest mehr über innovative Kassensysteme erfahren? Dann wirf doch mal einen Blick auf das Kassensystem von helloCash. Wir können dir garantieren, dass du erstaunt sein wirst, welche Aufgaben ein Kassensystem heutzutage bewältigen kann.

Hier geht’s zur Funktionsübersicht von helloCash.

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Der 31.03.2021 ist schon längst vorbei. Bis zu diesem Datum mussten alle Kassensysteme mit einer TSE ausgerüstet sein. Dir als helloCash Kunde schwirren vermutlich viele Fragen dazu im Kopf herum, wie zum Beispiel: Ist die TSE in helloCash verfügbar? Wie kann ich die TSE kaufen? Welche Schritte muss ich selbst setzen? Mit diesem Beitrag wollen wir dazu Klarheit schaffen.

Benötigst du einen Antrag auf Fristverlängerung? Was hat das ganze mit der TSE zu tun und wofür genau steht der § 148 AO? Diese und weitere spannende Fragen klären wir in diesem Beitrag.

Welche Steuern sind 2021 aktuell und betreffen dich als Klein- und Mittelunternehmen? Lies jetzt unser Interview mit Thomas Eckes (Teil der Kanzleileitung) und erfahre alle wichtigen Aspekte rund um das Thema Steuern 2021. 

Du fragst dich, was ein Zählprotokoll ist und ob du verpflichtet bist ein solches zu führen? Dann bist du hier richtig. In diesem Artikel erfährst du alles, was du zum Thema wissen musst.

Inhaltsverzeichnis:

1. Ist der Z-Bon wirklich so wichtig?
2. Was ist der Z-Bon?
3. Welche Angaben muss der Z-Bon enthalten?
4. Was muss ich tun wenn ich den Z-Bon vergessen habe?
5. Wie muss ich den Z-Bon aufbewahren?
6. Wie lange muss der Z-Bon aufbewahrt werden?
7. Warum ist der Z-Bon so wichtig?
8. Z-Bon und andere wichtige Dokumente: Deine To-dos
9. Muss ich einen Z-Bon täglich erstellen?
10. Kann ich die Einzelaufzeichnungen nach dem Druck des Z-Bons löschen?
11. Abschließende Hinweise zur korrekten Kassenführung
12. Geschäftsprozesse optimieren durch smartes Kassensystem
13. Multitalent Unternehmer: So bringst du Gesetze, Marketing und Technologie unter einen Hut
14. Fazit

IST DER Z-BON WIRKLICH SO WICHTIG? 

Kurz gesagt: Ja. Auf den Z-Bon kannst du bei einer sachgemäßen Kassenführung mittlerweile nicht mehr verzichten. Warum der Z-Bon so wichtig ist und welche Angaben er unbedingt enthalten muss, verraten wir dir in diesem Artikel.

Schon gewusst? Ein innovatives Kassensystem übernimmt die ordnungsgemäße Belegerstellung für dich. So kannst du dich sorgenfrei auf das Wachstum deines Unternehmens fokussieren. 

WAS IST DER Z-BON? 

Auf einem Z-Bon werden alle Umsätze des Tages abgebildet. Er ist daher auch als Kassenabschlussbeleg bekannt. Grundlegend beinhaltet der Z-Bon also die Abrechnung aller Tagesabschlüsse.

WELCHE ANGABEN MUSS DER Z-BON ENTHALTEN? 

Ein ordnungsgemäßer Z-Bon muss folgende Informationen enthalten:

• Datum und Uhrzeit der Erstellung
• Fortlaufende Nummer (automatisch erstellt)
• Name des Unternehmens
• Alle Bruttoeinnahmen des Tages (aufgeteilt nach Umsatzsteuersätzen)
• Alle Umsätze aus Kartenzahlungen
• Stornobuchungen
• Rabatte
• Entnahmen
• Information zum Nullstellungszählers (Kasse muss nach dem Tagesabschluss immer auf null gesetzt werden)

Du merkst: Auf dem Z-Bon müssen spezifische Informationen abgebildet werden, damit auch wirklich sichergestellt ist, dass deine Kassenführung ordnungsgemäß läuft. Wenn du tiefer ins Thema einsteigen willst, empfehlen wir dir unseren Artikel zum Thema rechtskonformer Kassenbon.

Und wann ist ein Z-Bon ungültig?

Du fragst dich sicher, wann ein Z-Bon ungültig ist. Nun, die Antwort ist banal: Auf einem nicht ordnungsgemäßen Z-Bon würden Angaben fehlen. Außerdem sind manuelle Ergänzungen auf dem Z-Bon nicht gestattet.

Wenn du die Umsätze nur periodisch in der Registrierkasse abrufst, gibt es ebenfalls ein Problem. Denn diese Vorgehensweise ist untersagt, auch wenn dies theoretisch möglich ist. 

Merke dir also: Der Z-Bon muss täglich erstellt werden. Dies solltest du durch eine fortlaufende, lückenlose Nummerierung belegen.

WAS MUSS ICH TUN, WENN ICH DEN Z-BON VERGESSEN HABE?

Wer die Erstellung des Z-Bons versäumt, muss schnellstmöglich und nachprüfbar kenntlich machen, welche Geschäftsprozesse nicht aufgezeichnet wurden. Der Z-Bon für den entsprechenden Tag muss dementsprechend nachgeliefert werden.

Wichtig: Alle gespeicherten Daten müssen jederzeit manipulationssicher sein. Daher dürfen Veränderungen nachträglich nicht gemacht werden. 

Die Kassenprüfung steht im Fokus der Finanzbehörden. Bei einer Betriebsprüfung werden Registrierkassen bzw. Kassensysteme also sehr genau unter die Lupe genommen. 

Wenn du dich nicht an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung hältst, musst du mit Hinzuschätzungen rechnen. Und die können schnell eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes erreichen. Zusätzlich wird ein Sicherheitszuschlag fällig. Es ist also nicht gerade ein Kavaliersdelikt, die Kassenführung zu vernachlässigen.

Wenn du auf Nummer sicher gehen, und gleichzeitig deine internen Geschäftsprozesse optimieren willst, solltest du in ein innovatives Kassensystem investieren.helloCash bietet dir verschiedene Funktionen, durch die du die verschiedensten Prozesse in deinem Unternehmen vereinfachen kannst. Schau dir direkt an, welche Funktionen das Kassensystem von helloCash bietet.

WIE MUSS ICH DEN Z-BON AUFBEWAHREN?

Zuerst musst du klären, ob du ein Kassenbuch bzw. Kassenberichte führst. Ist dies der Fall, musst du die Z-Bons in einem zusätzlichen Ordner aufbewahren. 

Bei einer Betriebsprüfung wird in der Regel verlangt, dass du die Z-Bons zusammen mit dem Kassenbuch vorlegst. Sei also am besten immer vorbereitet und sorge dafür, dass alle Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen leicht nachprüfbar vorhanden sind.

Aber was heißt „leicht nachprüfbar“ eigentlich? Im Grunde musst du einerseits dafür sorgen, dass alle oben genannten Daten auf dem Z-Bon enthalten sind. Zudem macht es Sinn, die Dokumente einfach und geordnet zu archivieren. Je sorgfältiger sie abgelegt sind, desto gutmütiger wird der Betriebsprüfer sein.

Achte außerdem unbedingt darauf, dass die Angaben im Kassenbuch immer mit den Nummerierungen auf deinen Bons übereinstimmen. Zudem ist es essenziell, dass die Papier-Bons nicht unleserlich werden. Eine Kopie oder digitale Ablage macht daher besonders viel Sinn. 

Wichtig: Bitte beachte, dass Finanzprüfer seit 2018 bei dir im Unternehmen unangekündigt eine Kassennachschau durchführen können. 

Du möchtest deine Z-Bons zuverlässig ausdrucken, hast aber noch keinen passenden Drucker parat? Kein Problem! In unserem Shop findest du die perfekte Hardware für dein Unternehmen.

WIE LANGE MUSS DER Z-BON AUFBEWAHRT WERDEN?

Auch bei einem Z-Bon beträgt die Aufbewahrungsdauer mindestens 10 Jahre. Wichtig ist, dass die Z-Bons immer mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden. Der Hintergrund: Durch diese fortlaufende Nummer kann das Finanzamt schnell erkennen, ob ein Bon fehlt.

WARUM IST DER Z-BON SO WICHTIG?

Das Kassengesetz wurde in den vergangenen Jahren immer weiter verschärft. Insbesondere im Jahr 2018 wurden verschiedene neue Vorschriften erlassen, die die ordnungsgemäße Buchführung in den Fokus rücken.

Nachfolgend ein paar wichtige Daten:

• Eine technische Sicherheitseinrichtung ist seit 01.01.2020 grundsätzlich Pflicht.
• Seit 01.01.2020 gilt eine sogenannte Belegausgabepflicht für elektronische Kassen.
• Die Einzelaufzeichnungspflicht wurde ergänzt, sodass jeder Verkaufsvorgang detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden muss (nur ein Z-Bon ist nicht ausreichend).
• Seit 2018 wurde die sogenannte Kassennachschau eingeführt (Prüfer dürfen unangekündigt dein Kassenbuch überprüfen.)
• Verfahrensdokumentation ist erforderlich (alle Infos zum eingesetzten Kassensystem müssen vorliegen)

Z-BON UND ANDERE WICHTIGE DOKUMENTE: DEINE TO-DOS

Damit du wirklich auf der sicheren Seite bist, haben wir dir nachfolgend eine Liste von praxisnahen To-dos zusammengestellt. 

• Täglicher Z-Bon

Achte darauf, dass du jeden Tag einen Z-Bon mit allen rechtlichen Angaben erstellst. Nur so gehst du sicher, dass bei einer Betriebsprüfung keine unangenehmen Fragen gestellt werden.

• Detaillierte Einzelaufzeichnung

Sorge dafür, dass jeder deiner Verkaufsvorgänge aufgezeichnet wird. Mit allen nötigen Angaben. Diese Kassenaufzeichnung ist zudem chronologisch und fortlaufend zu nummerieren. Trenne außerdem zwischen den Steuersätzen (7 % und 19 %).

• Ordnungsgemäßes Kassenbuch

Halte deine Einnahmen und Ausgaben täglich fest.

• Keine Buchung ohne Beleg

Zu jeder Buchung muss ein Beleg als Nachweis vorgelegt werden können. Beachte außerdem die Belegausgabepflicht.

• Korrekte Aufbewahrung deiner Rechnungen

Rechnungen müssen geordnet sowie leicht nachprüfbar abgelegt und mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

• Smartes Kassensystem

Sorge dafür, dass dein Kassensystem aktuell und innovativ ist. Nur so kannst du deine Geschäftsprozesse optimieren und bist für die digitale Zukunft gewappnet.

Du fragst dich, was ein modernes Kassensystem dir bieten kann? Wir zeigen es dir. Informiere dich jetzt über die genialen Funktionen von helloCash und teste unser System kostenlos und unverbindlich.

Jetzt helloCash kostenlos testen

MUSS ICH EINEN Z-BON TÄGLICH ERSTELLEN?

Ja. Du musst täglich einen Z-Bon erstellen, um die Buchführung ordnungsgemäß abzuschließen. Da der Z-Bon den Tagesabschluss darstellt, muss er den Unterlagen für die Kassenführung immer beigefügt werden.

KANN ICH DIE EINZELAUFZEICHNUNGEN NACH DEM DRUCK DES Z-BONS LÖSCHEN?

Nein. Auf keinen Fall solltest du diese Aufzeichnungen löschen. Denn auch hier gilt: Einzelaufzeichnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Zudem besteht die Pflicht zur Einzelaufzeichnung.

ABSCHLIESSENDE HINWEISE ZUR KORREKTEN KASSENFÜHRUNG

Uns ist bewusst, dass das Thema Kassenführung nicht zu den beliebtesten Themen gehört. Fest steht, dass du dich lieber mit deinem Kerngeschäft auseinandersetzen möchtest. 

Zwar kannst du dir dank des innovativen Kassensystems von helloCash mehr Zeit für die wichtigen Dinge nehmen – aber trotzdem schadet es nicht, genau zu wissen, wie korrekte Kassenführung funktioniert.

Aus diesem Grund gehen wir nachfolgend auf die wichtigsten Punkte bei der Kassenführung ein und zeigen dir, welche Fehler du unbedingt vermeiden solltest.

Kassenführung – Die wichtigsten Punkte

• Tägliche Aufzeichnung

Alle Kassenbewegungen müssen täglich erfasst werden. Die rückwirkende Erfassung (z. B. für mehrere Tage oder gar eine Woche) ist nicht möglich und führt zu Mängeln bei der Kassenführung.

• Nummerierung

Am Jahresanfang wird die Nummerierung bei 1 gestartet. Eine durchgängige Nummerierung ist Pflicht. Nur so kann eine Zuordnung durchgeführt werden.

• Geldtransfer

Wenn du Geld aus der Kasse entnimmst und zur Bank bringst, muss dies als Auszahlung verbucht werden. Auch beim Einbringen von Geld muss dies dokumentiert werden.

• Privateinlagen und Privatentnahmen

Privateinlagen und Entnahmen müssen täglich aufgezeichnet werden. Achte darauf, dass Nachtragungen häufig zu Fehlern führen. Sorge also dafür, dass du die Einlagen und Entnahmen taggenau dokumentierst.

• Einnahmen durch EC-Karten und Kreditkarten

Hierbei handelt es sich um unbare Vorgänge. Sie dürfen in der Kasse nicht erfasst werden.

• Tagessummenbon

Der Z-Bon muss täglich als Tagesabschluss erstellt werden.

• Mehrere Betriebsstätten

Wenn du mehrere Betriebsstätten hast, musst du dafür sorgen, dass in jedem Geschäft eine ordnungsgemäße Kassenführung stattfindet.

Kassenführung – Typische Fehler

• Aufzeichnungen nicht vollständig

Achte immer darauf, dass deine Dokumentation wahrheitsgemäß und vollständig abgelegt wird. Wenn keine lückenlose Erfassung erfolgt, musst du mit einer besonders genauen Prüfung der Finanzbehörde rechnen. Auch Strafen können drohen.

• Nachbuchung über Privatkonto

Wenn Barbelege beim Jahresabschluss über ein Privatkonto nachgebucht werden, ist die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß. Auch hier können Strafzahlungen drohen.

• Falsche Datierung von Geldtransit

Wenn ein Geldtransit zwischen Bank und Kasse durchgeführt wird, musst du unbedingt auf die richtige Datierung achten. Zugänge und Abgänge müssen also taggenau dokumentiert werden.

Das sind ganz schön viele Vorgaben, oder? Du fragst dich, wie genau du diese Vorgaben einhalten sollst? Im Grunde ist es gar nicht so schwierig. Im nächsten Abschnitt verraten wir dir, durch welche Kombination du nachhaltig deine Geschäftsprozesse optimieren kannst.

Du willst mehr zum Thema Kassenführung erfahren? Die IHK Nordschwarzwald veröffentlicht regelmäßig aktuelle Infos.

GESCHÄFTSPROZESSE OPTIMIEREN DURCH SMARTES KASSENSYSTEM 

Du hast sicher schon einmal von modernen Kassensystemen gehört, oder? Der Grund: Sie liefern einen echten Mehrwert und helfen dir nicht nur bei der Buchführung bzw. bei Zahlungsabwicklungen.

Eine moderne Kasse nimmt dir einen enormen Teil deiner täglichen Arbeit ab. Und das zu einem fairen Preis. Schau doch direkt einmal hier, wie helloCash dir im Arbeitsalltag helfen kann.

Mit dem helloCash Kassensystem kannst du nicht nur schnell und einfach Zahlungsprozesse abwickeln, sondern auch ganz bequem Auswertungen erstellen, Gutscheine an deine Kunden weitergeben, Kundendaten speichern und deine Wareninventur vornehmen. 

helloCash sorgt bereits bei 45.000 Unternehmen für optimierte Arbeitsprozesse. Und? Bist du neugierig geworden? Dann teste helloCash doch einfach kostenlos und unverbindlich aus.

MULTITALENT UNTERNEHMER: SO BRINGST DU GESETZE, MARKETING UND TECHNOLOGIE UNTER EINEN HUT

Unternehmer müssen heutzutage in etlichen Fachbereichen glänzen, um sich effektiv gegen die Konkurrenz durchzusetzen. Es reicht heute nicht mehr, Spezialist auf genau einem Gebiet zu sein. Vielmehr muss das Kerngeschäft clever mit Gesetzen, Marketing und Technologie verknüpft werden. Lass uns einen Blick auf diese 3 Kerngebiete werfen.

Gesetze kennen und verstehen: Z-Bon und weitere wichtige Vorgaben

In diesem Beitrag geht es primär um den Z-Bon und die ordnungsgemäße Kassenführung. Aber auch andere Gesetze, Verordnungen und Richtlinien spielen im Alltag von Unternehmern eine essenzielle Rolle. 

Denn klar ist: Ohne ein grundlegendes Verständnis für die spezifische Gesetzeslage, können Unternehmen sich nicht langfristig am Markt halten.

Es ergibt dementsprechend Sinn, in clevere Technologie zu investieren, um ordnungsgemäße Geschäftsprozesse gewährleisten zu können. Ein innovatives Kassensystem bildet hier die Basis für den Erfolg als Unternehmer.

Marketing meistern und Neukunden gewinnen: helloUmsatz für mehr Wachstum

Fest steht: zu viele Unternehmer sind überarbeitet und unterbezahlt. Oft bleibt neben der operativen Arbeit einfach keine Zeit und Energie mehr für eine effektive Akquise von Neukunden. Eine große Schwachstelle! Denn Marketing ist heute wichtiger denn je. 

Bei helloCash arbeiten wir täglich mit interessanten Gründern zusammen, die ihren Traum verwirklicht haben. Deshalb kennen wir die verschiedenen Schmerzpunkte von Kleinunternehmern ganz genau. 

Aus diesem Grund gibt es helloUmsatz. Die Mission ist glasklar: Die Welt für Kleinunternehmer besser gestalten.

Auf helloUmsatz veröffentlichen wir wertvolles Wissen für Unternehmen, die wachsen wollen, aber wenig Zeit haben, sich mit den Themen Umsatz und Marketing auseinanderzusetzen.

Klingt interessant! Jetzt Blog besuchen

Technologie smart einsetzen:

Im 21. Jahrhundert geht ohne digitale Helfer nichts mehr. Ob Marketing oder im operativen Geschäft – die Digitalisierung schreitet mit riesigen Schritten voran. Wie genau kannst du als Unternehmer nun davon profitieren? 

Die Investition in ein modernes und vor allem smartes Kassensystem ist sicherlich der erste Schritt, den du machen solltest. Denn mit einem professionellen Kassensystem automatisierst du nicht nur deine Geschäftsprozesse, sondern sorgst auch für eine spürbare Entlastung im Kerngeschäft. 

Bist du neugierig geworden? Dann schau dir direkt mal die Funktionen des helloCash Kassensystems an und überzeug dich selbst von unserem erstklassigen Kassensystem!

FAZIT: BEI DER ERSTELLUNG DES Z-BONS MUSST DU EINIGE DINGE BEACHTEN

Wir haben uns in diesem Artikel angeschaut, warum die Erstellung des Z-Bons so wichtig ist und welche Informationen auf dem Beleg nicht fehlen dürfen. Neben Datum, Uhrzeit, fortlaufender Nummer und dem Namen deines Unternehmens gibt es noch etliche weitere Daten, die auf deinem Z-Bon abgedruckt werden müssen. Es macht dementsprechend Sinn, in ein professionelles System zur Erstellung des Belegs zu investieren. 

Außerdem weißt du jetzt, wie du deine Geschäftsprozesse smart und einfach optimieren kannst, um deiner Konkurrenz immer einen Schritt voraus zu sein. Du hattest bisher noch keine Zeit, dich mit modernen Kassensystemen zu beschäftigen? Dann schau dir unser helloCash Kassensystem unbedingt mal an – natürlich kostenlos und unverbindlich!

Jetzt helloCash kostenlos testen

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Du fragst dich, was die DATEV ist und wie du von den Dienstleistungen dieser Genossenschaft profitieren kannst? In diesem Artikel erfährst du, was die DATEV eigentlich macht und welche Kosten auf dich zukommen, wenn du die DATEV Schnittstelle nutzen willst.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was muss auf einem Kassenbon stehen?
2. Ist ein rechtskonformer Kassenbon Pflicht?
3. Wie giftig sind Kassenbons?
4. Sprechender Kassenbon – Was heißt das?
5. Rechtskonformer Kassenbon: Unterschied Rechnung, Kassenbon und Quittung
6. Kassenbon-Aufbewahrung – So geht’s richtig
7. Ist ein digitaler Kassenbon rechtskonform?
8. Rechtskonformer Kassenbon durch modernes Kassensystem?
9. Fazit

Wie genau muss ein rechtskonformer Kassenbon aussehen, damit er allen nötigen gesetzlichen Anforderungen entspricht und bei einer Prüfung alle erforderlichen Kriterien erfüllt? 

Informationen, wie Datum und Uhrzeit sowie die Preise der Waren, sind offensichtlich notwendig, das steht fest. Aber was gilt es noch zu beachten? Und was sind die Merkmale und Unterschiede von Rechnung, Quittung und Kassenbon? 

Bevor wir loslegen: Mit dem helloCash Kassensystem erstellst du im Handumdrehen Kassenbons und optimierst deine Arbeitsabläufe. Klingt das gut?

Für viele Geschäftsinhaber mit Kundenverkehr ist die Frage immens wichtig, was auf einem Kassenbeleg zu stehen hat, damit er als „rechtskonformer Kassenbon” vom Bundesamt für Finanzen anerkannt wird. 

Du siehst: Fragen über Fragen! Lass uns also loslegen – denn dieser Artikel liefert dir alle Infos, die du über den rechtskonformen Kassenbon brauchst.

WAS MUSS AUF EINEM KASSENBON STEHEN? 

Auf einem rechtskonformen Kassenbon sind durch klar geregelte gesetzliche Vorgaben folgende Informationen enthalten:

• Name und Anschrift des Betriebes als Rechnungssteller
• genaue Beschreibung der Ware
• getrennte Nennung der Umsatzsteuer mit passendem Mehrwertsteuersatz (7 % bzw. 19 %)
• Menge und Einzelpreis der Ware (im Einzelhandel brutto, ansonsten netto)
• Datum und Uhrzeit der Ausstellung des Kassenbons
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € inkl. Umsatzsteuer gilt der Beleg als sogenannte „Kleinstbetragsrechnung”. Dabei ist zu beachten, dass zur steuerlichen Geltendmachung die verringerte Obergrenze von 150 € netto zu berücksichtigen ist. 

Die neue Vorgabe der Technischen Sicherheitseinrichtung hat ebenfalls Auswirkungen auf deinen Kassenbon. Lies dir hier in diesem Beitrag durch, was ein TSE Kassenbon 2022 enthalten muss.

Zusätzliche Angaben können nach eigenen Bedürfnissen und Wünschen gemacht werden, wie beispielsweise Hinweise auf stattfindende Verlosungen, oder Ausschreibungen für Aktionen, wie zum Beispiel angebotene Rabatte. Kassenbelege können aber auch als Werbefläche für das eigene Unternehmen genutzt werden. 

Zudem kann auf einem Kassenbon eine direkte Ansprache an den Kunden durch einen freundlichen Gruß übermittelt werden. Hinweise auf die AGB oder zu den geltenden Umtauschmöglichkeiten sind ebenfalls möglich.

Gibt es Unterschiede bei Karten- oder Barzahlung?

Aktuelle handelsübliche Kassensysteme erfassen sämtliche Zahlungsmethoden, so auch die der Kartenzahlung. Neben den vorgeschriebenen Angaben ist es außerdem ratsam, bei einer Kartenzahlung die Bezahldaten ebenso zu erfassen. So hast du später bei einer eventuellen Rückzahlung durch eine Reklamation die benötigten Informationen schneller zur Hand. 

Bei der Option „Kartenzahlung durch Lastschriftverfahren” sind folgende Angaben (am besten im Kleingedruckten vermerkt) ebenso sinnvoll: 

• Eigentumsvorbehalt des Händlers
• Einzugsermächtigung
• Sperrdatei 
• Abwicklung einer Rücklastschrift

Sicherheitshalber sollten diese Angaben per Pin-Eingabe oder durch die Unterschrift des Kunden bestätigt werden, beispielsweise auf der Rückseite des Kassenbelegs.

IST EIN RECHTSKONFORMER KASSENBON PFLICHT?

Ja, als Unternehmer mit einem elektronischen Kassensystem bist du seit dem 01.01.2020 dazu verpflichtet, für jeden Kunden nebst eigenem Exemplar einen rechtskonformen Kassenbon auszustellen. Dies gilt bis auf wenige Ausnahmen. Zuwiderhandlungen können eine Strafe von bis zu 25.000 € nach sich ziehen. 

Belegausgabepflicht – Kann ich mich befreien lassen?

Ja, unter gewissen Voraussetzungen, wie beispielsweise bei einer hohen Anzahl unterschiedlicher Kunden, ist eine Befreiung möglich. Die Finanzbehörde entscheidet darüber pflichtgemäß und kann diese Entscheidung allerdings jederzeit widerrufen. Als Ausnahme werden sachliche und persönliche Härte akzeptiert, jedoch nicht die durch die Belegausgabepflicht entstehenden Kosten. 

Bitte beachte: Die Bestätigung der Befreiung gegenüber dem Finanzamt entbindet dich nicht von der Verpflichtung der Herausgabe eines Bons an den Kunden, falls dieser einen solchen verlangt. Wichtig ist auch zu wissen, dass sich eine Befreiung nicht auf die zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung bezieht. Die vorgeschriebene Nutzung wird dadurch nicht betroffen.

WIE GIFTIG SIND KASSENBONS?

Vielen Verbrauchern ist nicht wirklich bewusst, dass das für Kassenbons verwendete Thermopapier ungesunde Inhaltsstoffe enthält. Der Weichmacher Bisphenol A (BPA) wurde zwar 2020 von der EU verboten, jedoch ist Bisphenol B noch immer im Einsatz. Diese Chemikalie ist umwelt- und gesundheitsschädlich.

Chemische Stoffe werden als Farbentwickler eingesetzt. Beim Bedrucken eines Beleges wird allerdings nur ein Anteil dieser Stoffe verbraucht, der Rest verbleibt auf der Oberfläche des Papiers und kann über die Haut aufgenommen werden.

SPRECHENDER KASSENBON – WAS HEISST DAS

Im Vergleich zu früheren Zeiten enthält ein Kassenbeleg neuerdings viel mehr Angaben, wie beispielsweise jedes einzelne Produkt samt Artikelnummer. So sehen der Kunde, die Betriebsstätte sowie das Finanzamt jederzeit im Detail, was genau wann gekauft wurde. Daher wird ein rechtskonformer Kassenbon auch „sprechender Kassenbon“ genannt. 

RECHTSKONFORMER KASSENBON: UNTERSCHIED RECHNUNG, KASSENBON UND QUITTUNG

Eine wichtige Unterscheidung stellen auch die Begriffe Rechnung, Kassenbon und Quittung dar. Diese wird im Folgenden dargestellt: 

Eine Rechnung weist eine erbrachte Leistung aus, die gezahlt wurde oder werden muss und ist kein Zahlungsbeleg bzw. keine Quittung. Sie enthält unter anderem wichtige Pflichtangaben wie Adressdaten des Rechnungsstellers sowie des -empfängers. Da diese Daten vertraulich sind, reicht für minimale Einkäufe ein Kassenbeleg.

Wenn eine Rechnung beglichen wurde, belegt dies eine Quittung, die zur Gültigkeit die Unterschrift des Rechnungsstellers benötigt. Ersatzweise kann auch ein Kontoauszug den Zahlungseingang nachweisen. Bei einem Betrag von unter 250 € reicht auch eine handschriftliche Quittung als Ersatz einer Rechnung, falls alle notwendigen Angaben gemacht wurden. Dennoch kann es durchaus vorkommen, dass das Finanzamt diese Belege ablehnt, daher ist der Beleg einer elektronischen Kasse immer vorzuziehen.

Ähnlich einer Quittung gibt ein Kassenzettel Aufschluss über die Begleichung einer Rechnung. Allerdings bedarf ein Kassenzettel nicht der Einhaltung des sogenannten Schriftformgebots. Dort sind die notwendigen Angaben für Verträge und Urkunden etc. festgelegt. Bis zu einem Betrag von 250 € netto wird ein Kassenbeleg ohne diese Angaben als Kleinbetragsrechnung anerkannt. Für steuerliche Geltendmachung liegt die Obergrenze bei 150 €. Für höhere Ausgaben sind Rechnung sowie Quittung oder Kontoauszug nötig.

KASSENBON-AUFBEWAHRUNG – SO GEHT’S RICHTIG

Ein rechtskonformer Kassenbon kann sehr gut und einfach aufbewahrt werden, wenn du folgende Tipps befolgst: 

• Da die meisten Kassenbons auf Thermopapier gedruckt werden, ist eine lichtgeschützte Lagerung durchaus vorteilhaft, denn das Licht kann den Beleg sehr stark verblassen lassen. 
• Auch das Aufheben des Bons in einer Ledergeldbörse ist nicht anzuraten. Durch den verwendeten Gerbstoff bei der Herstellung verblasst die Farbe des Drucks ebenso schnell wie durch das Licht. Klarsichthüllen haben durch ihre Beschaffenheit den gleichen Effekt. Keinesfalls solltest du Klebestreifen über dem Text platzieren, denn auch diese führen zu einem Verblassen bis hin zur Unkenntlichkeit.
• Die Lösung: Es ist sinnvoll, Kassenbons in einem Ordner aufzubewahren, sie einzuscannen (z. B. mit einer App) oder eine Kopie zu erstellen. So verblassen sie nicht und sind bei Bedarf verfügbar.

IST EIN DIGITALER KASSENBON RECHTSKONFORM? 

Die kurze Antwort: Ja. Aber was ist der digitale Kassenbon eigentlich genau? Um diese Frage zu beantworten, haben wir uns den entsprechenden Leitfaden vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klima im Detail angeschaut.

Was ist ein digitaler Kassenbon?

Beim digitalen Kassenbon handelt es sich um eine digitalisierte Form des konventionellen Kassenbons. Aktuell dient der digitale Kassenbon jedoch lediglich als Ergänzung zur Papierversion. Der digitale Kassenbon enthält folgende Informationen:

• Name und Adresse des Unternehmens
• Datum und Uhrzeit von Beginn bis Ende des Kaufprozesses (inkl. Transaktionsnummer)
• USt-IdNr. des Unternehmens
• Menge sowie Art der Waren oder Leistungen 
• Bruttopreis (Einzelhandel) oder Netto Warenwert 
• Umsatzsteuer (aufgeschlüsselt nach Sätzen 7 oder 19 % MwSt.) 
• Kassensystem Seriennummer

Im vom Kompetenzzentrum Handel veröffentlichten PDF-Leitfaden heißt es außerdem:

„Im Zuge fortschreitender Digitalisierung und weitverbreiteter Smartphone-Technologie sind heutzutage elektronische Kassenbons unterschiedlicher Form aktueller denn je, allerdings nur als Ergänzung zur Papierversion. Eine anwendungsbezogene Auseinandersetzung zum Kassenbon spiegelt über seine Historie also nicht nur wirtschaftliche, sondern auch gesellschaftliche und umweltrelevante Veränderungen wider. Eine zukünftige konsequente Digitalisierung des Kassenbons auch für den Mittelstand steht somit in einem vielfältigen Spannungsfeld. Nichtsdestotrotz sind Experten und Repräsentanten aus dem Handelsumfeld heute überzeugt, dass der digitale Kassenbon zumindest eine sinnvolle Ergänzung zur klassischen Form darstellt, wenn nicht sogar die Zukunftsvariante für das Einkaufen im Handel ist.“

Quelle: Kompetenzzentrum Handel Leitfaden

3 Irrtümer zur Bonpflicht: Rechtskonformer Kassenbon auf dem Prüfstand

Irrtum 1: Kein Einkauf ohne Papierbeleg

Das ist so nicht ganz korrekt. Denn das Kassengesetz erlaubt neben der konventionellen Papierform ganz klar auch den Einsatz von sogenannten E-Bons. Jedoch setzt dieser elektronische Bon ein spezielles Kassensystem voraus.

Irrtum 2: Kein Druck des Kassenbons nötig, wenn Kunde auf Nachfrage ablehnt

Der Kassenbon muss laut Belegausgabepflicht in jedem Fall ausgedruckt werden. Auch dann, wenn der Kunde den Kassenzettel auf Nachfrage ablehnt. Warum? Weil es sich hierbei um einen Verstoß gegen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung handelt. Denn als Unternehmer musst du laut § 146a Abs. 2 AO zu jedem Geschäftsvorfall einen Beleg ausstellen. Ganz egal, ob dein Kunde diesen nun annimmt oder nicht.

Irrtum 3: Das Finanzamt kontrolliert die Belegausgabepflicht nicht

Die Zettelwirtschaft schlicht zu verweigern, ist keine sonderlich gute Idee. Denn Kontrollen vom Finanzamt sind durchaus möglich. Laut § 126 b AO kann das Finanzamt eine unangekündigte Prüfung durchführen – Stichwort Kassennachschau. Nicht gerade angenehm, denn bei Unstimmigkeiten kann eine Außen- oder Betriebsprüfung nach § 193  AO durchgeführt werden. Wer sich nicht an die Belegausgabepflicht hält, muss also mit einer Strafe vom Finanzamt rechnen. Konkret weist Steuerfachmann Köstler auf folgende Möglichkeiten hin:

• Häufige und unangekündigte Kassenprüfungen
• Kleinliche Kontrollen
• Verweigerung von Fristverlängerungen
• Schätzungen von Gewinn und Umsatz (= hohe Steuernachzahlungen)

Aufgrund der vielfältigen Sanktionen sollten Unternehmer die Belegausgabepflicht ernst nehmen und ausschließlich rechtskonforme Kassenbons erstellen. 

DU HAST WEITERE FRAGEN ZU GESETZLICHEN VORGABEN? HELLOCASH IST FÜR DICH DA!

Möchtest du mehr über die KassenSichV erfahren? Sehr gut! Wir zeigen dir die Kassensicherungsverordnung im Detail. Du möchtest dich zur Sicherheit auf eine Kassennachschau vorbereiten? Auch hier liefern wir den passenden Artikel: Kassennachschau – Was dich erwartet.

RECHTSKONFORMER KASSENBON DURCH MODERNES KASSENSYSTEM?

Moderne Kassensysteme sind schon lange keine großen grauen Blöcke mehr, die lediglich die Zahlungsabwicklung ermöglichen. Vielmehr sorgen innovative Kassensysteme für strukturierte Arbeitsabläufe und verschaffen dir einen enormen Wettbewerbsvorteil. 

Wer Technologie heutzutage clever einsetzt, kann sich durch den Zeitgewinn sehr viel detaillierter mit dem Wachstum des eigenen Unternehmens beschäftigen. Aber wie genau nimmt ein modernes Kassensystem dir nun Arbeit ab? Hier ein paar ausgewählte Beispiele:

• Smarte Auswertungen: Durch übersichtliche Statistiken behältst du die Entwicklungen in deinem Unternehmen jederzeit im Blick. Zum Beispiel siehst du mit nur einem Klick, wie viel Umsatz du generierst oder welcher deiner Artikel sich am besten verkauft.
• Clevere Kartenzahlung: Kartenzahlung ist heute völlig normal. Dementsprechend erwarten Kunden die Zahlung via VISA oder Mastercard. Ein modernes Kassensystem gibt dir die Möglichkeit, deine Umsätze durch Kartenzahlungen clever zu steigern.
• Einfache Gutscheinverwaltung: Kundenbindung ist das A und O. Innovative Kassensysteme geben dir die Möglichkeit, Gutscheine an deine Kunden auszugeben. So sorgst du bei deinen Kunden für Begeisterung. Wo wir gerade beim Thema Kundenbindung sind: Kennst du schon unsere neuen Plattform helloUmsatz? Hier zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deinen Umsatz durch cleveres Wachstum nachhaltig steigern kannst.
• Praktische App: Zugriff auf die eigene Kasse via App? Heutzutage kein Problem. So kannst du auch von unterwegs aus mit deinem iOS oder Android-Smartphone auf deine Kasse zugreifen.
• Plattformunabhängigkeit: In einem modernen Kassensystem werden alle Daten jederzeit synchronisiert und können dementsprechend von überall abgerufen werden. Dabei spielt das Gerät oder die Plattform keine Rolle.
• Übersichtliche Warenwirtschaft: Du fragst dich, welches Produkt sich aktuell besonders gut verkauft? Diese Info kannst du mit einem smarten Kassensystem auf Knopfdruck erhalten. Im übersichtlichen Dashboard findest du alle Infos zu deiner Warenwirtschaft und sorgst für einen idealen Überblick.

FAZIT: EIN RECHTSKONFORMER KASSENBON IST IN DEINEM UNTERNEHMEN PFLICHT

In diesem Artikel haben wir dir unter anderem gezeigt, dass ein rechtskonformer Kassenbon unbedingt Daten, wie den Steuersatz oder Mengenangaben für den spezifischen Artikel beinhalten muss. Außerdem weißt du jetzt, dass du durch den Einsatz eines modernen Kassensystems in Kombination mit einem professionellen Bondrucker viel Zeit und Geld sparen kannst. 

Du nutzt aktuell noch kein smartes Kassensystem? Dann solltest du dir unbedingt die moderne Kasse von helloCash anschauen. Denn das zuverlässige Komplettsystem hilft dir nicht nur beim Abkassieren, sondern bietet dir weitere innovative Funktionen, mit denen du deinen Arbeitsalltag vereinfachen kannst. Zusätzlich überzeugt unser Kassensystem mit einem attraktiven Preismodell – bereits ab 0 € kannst du durchstarten!

Du möchtest helloCash selbst kostenlos und unverbindlich ausprobieren? Dann kannst du dich hier innerhalb weniger Minuten selbst vom Kassensystem #1 überzeugen!

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Der Ablauf einer Kassennachschau wirft für Unternehmer viele Fragen auf. In diesem Beitrag beantworten wir dir alle wichtigen Aspekte rund um dieses Thema. Lies gleich weiter.

Inhaltsverzeichnis:

1. Der TSE Kassenbon und die Belegausgabepflicht 2022
2. Was muss auf dem Kassenbon seit 2020 stehen?
3. TSE Kassenbon Bestandteile mit helloCash optimieren
4. Was bedeuten die Begriffe auf den TSE Kassenbons?
5. Was speichert die TSE?
6. Wie funktioniert die TSE?
7. Welche Schritte laufen bei einer Transaktion ab?
8. Was ist eine TSE Signatur?
9. Clever Papier sparen dank E-Bon
10. Kurz nachgehakt: Fragen und Antworten zum TSE Kassenbon
11. Fazit

DER TSE KASSENBON UND DIE BELEGAUSGABEPFLICHT 2022

Seit 2016 soll die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor Manipulation bei elektronischen Registrierkassen schützen. Die Belegausgabepflicht und der daraus resultierende TSE Kassenbon stellen einen weiteren Schritt in diesem Bestreben dar. Bekannt wurde diese Pflicht zuvor durch Länder wie Österreich oder Italien, in denen Kassenbetreiber bereits zur Belegausgabe verpflichtet wurden.

Mit dem innovativen Kassensystem von helloCash erstellst du effizient konforme Belege und sorgst gleichzeitig für effiziente Arbeitsabläufe. 

Der 1. Januar 2020 markierte den Beginn der Belegausgabepflicht auch in Deutschland: Seitdem müssen deutsche Unternehmen ihren Kunden bei jeder Transaktion einen Beleg ausstellen. Die einzige Ausnahme bilden Härtefälle. Bei diesen können sich betroffene Unternehmen von der Bonpflicht befreien lassen. 

Für alle anderen gilt: Für jeden Kunden muss ein Beleg ausgestellt werden. Dies kann sowohl gedruckt als auch elektronisch erfolgen, z. B. in Form eines Belegs per E-Mail.

Aber warum kam es zu diesen umfassenden Regeländerungen? Nun, die Belegausgabepflicht soll zusätzlich Transparenz schaffen und vor Steuerbetrug schützen. Der ausgestellte TSE Kassenbon dient dabei als Nachweis darüber, dass der Umsatz ordnungsgemäß erfasst wurde. Darüber hinaus gilt er als Bestätigung, dass die Transaktion abgehandelt wurde, sowohl für den Kunden als auch für die Behörden, die das korrekte Führen einer Kasse überprüfen.

Um eine solche Prüfung zu erleichtern, müssen seit dem Jahr 2020 bestimmte Informationen auf jedem TSE Kassenbon zu finden sein, die mithilfe der sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auf dem TSE Bon aufgeführt werden.

In diesem Beitrag erklären wir dir, welche Informationen auf dem Kassenbon 2022 stehen müssen, was die einzelnen Begriffe bedeuten und wie die TSE funktioniert.

WAS MUSS AUF DEM TSE KASSENBON SEIT 2020 STEHEN?

Seit 2020 gibt es verpflichtende und optionale Angaben, die auf einem TSE Kassenbon stehen müssen. Neben dem Datum und der Uhrzeit gehören auch Angaben zum Produkt und zur TSE auf den TSE Bon.

Die folgenden Angaben müssen auf jeden Fall vorhanden sein:

• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Art und Menge des Produkts bzw. der Leistung
• Gesamtbetrag sowie Steuersatz der Produkte bzw. der Leistungen
• Betrag je Zahlungsart
• Eindeutige, fortlaufende Transaktionsnummer
• PublicKey für den Algorithmus
• Seriennummer deines Kassensystems oder deines Sicherheitsmoduls
• Signaturzähler deiner Kasse oder deines Sicherheitsmoduls
• Verwendeter Hashalgorithmus
• Zeitformat des Kassenbons
• Prüfwert deiner Rechnung
• Vollständiger Name und die Anschrift deines Unternehmens

Sofern du einen Gastronomiebetrieb führst, musst du darüber hinaus den Start- und Endzeitpunkt der Bestellung aufführen, z. B. wenn deine Kunden mehrere Bestellungen nacheinander aufgeben.

Am 25.06.2021 hat der Bundesrat bezüglich der TSE Kassenbon Bestandteile eine Änderung der KassenSichV vorgenommen. Zuvor war es Pflicht, dass die TSE Angaben in ausgeschriebener Form am Bon enthalten sein müssen und nur optional ein TSE-QR-Code am TSE Kassenbon 2022 zusätzlich gedruckt werden kann. Da die Beleggröße seitdem häufig kritisiert wurde, trat nun eine entsprechende Änderung in Kraft.

TSE KASSENBON BESTANDTEILE: SO OPTIMIERST DU DEINEN BON MIT HELLOCASH

Die TSE Kassenbon Bestandteile müssen entweder

• für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar ODER
• aus einem QR-Code auslesbar sein.

In der helloCash Kasse kannst du deshalb nun selbst entscheiden, ob 

• du die TSE Daten inkl. QR-Code auf deinem Bon wie gehabt beibehältst oder 
• ob du lediglich den QR-Code drucken möchtest.

Entscheidest du dich nur für den QR-Code kannst du dies wie folgt in helloCash optional einstellen: 

1. Logge dich in deinen helloCash Account ein

2. Navigiere zu Kassensystem / Einstellungen / Allgemein

3. Setze unter dem Register „Bon” bei „Nur QR-Code anzeigen“ den Haken

4. Dasselbe ist auch unter dem Register „PDF“ möglich

5. Klicke „Speichern“

WAS BEDEUTEN DIE BEGRIFFE AUF DEN TSE KASSENBONS?

Die Begriffe auf dem Kassenbon bezeichnen die einzelnen Faktoren des Sicherungsmoduls, wie z. B. die Anzahl der Transaktionen oder den Start- und Endzeitpunkt der Bearbeitung.

Die Transaktionsnummer

Die TSE-Transaktionsnummer bezeichnet eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die jeden Beleg einzigartig kennzeichnet. Lücken oder doppelt vergebene Nummern sind nicht zulässig und deuten im schlimmsten Fall auf einen Manipulationsversuch hin. Die Transaktionsnummer wird von der TSE automatisch vergeben.

Die Signaturnummer bzw. der Signaturzähler

Bei der Signaturnummer bzw. dem Signaturzähler handelt es sich um einen fortlaufenden, internen Zählwert der TSE. Dieser kann sich von der Transaktionsnummer unterscheiden, weil mit diesem Zähler die Anzahl der Anfragen an die TSE wiedergegeben wird. Eine Anfrage kann wiederholt gesendet werden, bevor die TSE diese beantwortet. Auf diese Weise entsteht der höhere Zählwert beim Signaturzähler im Vergleich mit der Transaktionsnummer.

Start und Stop der Transaktion

Die Begriffe „Start“ und „Stop“ bezeichnen den Start- und Endzeitpunkt der Transaktion, d. h. den Start- und Endpunkt der Bearbeitung durch die TSE. Diese protokolliert die TSE automatisch und druckt sie auf den TSE Kassenbon.

Die Seriennummer

Sowohl Sicherungsmodul als auch Kassensystem besitzen jeweils eine einzigartige Seriennummer, die auf den TSE Kassenbon gedruckt werden. Dadurch kann stets nachvollzogen werden, mit welchem Sicherungsmodul bzw. mit welcher Kasse der Bon signiert wurde. Diese Seriennummer besteht aus 65 Ziffern und Kleinbuchstaben.

Die TSE Signatur bzw. der Prüfwert

Die TSE Signatur wird von der Sicherheitseinrichtung berechnet und beruht auf den Daten des jeweiligen Kassiervorgangs. Zudem beruht die Berechnung auf der Blockchain-Technologie, wodurch nachträglich veränderte Kassenbons erkannt werden können. Der Prüfwert ist 88-stellig: Er besteht aus Ziffern, Klein- und Großbuchstaben sowie Sonderzeichen. Dieser Code stellt die Voraussetzung für deinen KassenSichV-konformen TSE Kassenbon dar.

Darüber hinaus müssen Angaben zum Zeitformat, dem verwendeten Hashalgorithmus und dem PublicKey auf dem TSE Kassenbon vorhanden sein. Ob diese in Zukunft ausgelassen werden können, wird derzeit debattiert. Das Auslassen würde zu kompakten Bons führen und dementsprechend Papier sparen.

Zeitformat

Das Zeitformat gibt an, welche Zeitzone die TSE verwendet, um deine Kassenbons zu signieren, z. B. die koordinierte Weltzeit UTC.

Hashalgorithmus

Der Hashalgorithmus gibt Auskunft darüber, welcher Algorithmus genutzt wurde, um die Signatur zu erstellen.

PublicKey

Der PublicKey dient dazu, die Signatur mit dem Hashalgorithmus zu generieren.

Status

Der TSE Status gibt an, ob die verwendete TSE bereits vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert wurde oder nicht. Wenn der Wert „Evaluierung“ gedruckt wird, dann bedeutet dies, dass sich das Zertifikat in der Evaluierungsphase beim BSI befindet.

WAS SPEICHERT DIE TSE?

Die TSE speichert jede Transaktion in einem für den Export verfügbaren Journal ab. Dieses Journal kann das Finanzamt mit einer Prüfsoftware auslesen. Auf diese Weise ist eine Prüfung auf Lücken und Veränderungen möglich.

Die Daten können entweder in der TSE selbst oder extern gespeichert werden. Hierbei gibt es vier Varianten:

• interner Speicher
• externer Speicher
• Cloud-Lösung
• LAN-Hub

Externe Speicher sowie Cloud-Lösungen und LAN-Hubs mit externen Speichern werden häufiger empfohlen, weil es bei internen Speichern zu Unterbrechungen des laufenden Geschäfts kommen kann. Wenn das Finanzamt eine Prüfung vornimmt, muss es die teils mit mehreren Gigabyte beschriebenen Speicher auslesen. Dies kostet wertvolle Zeit, in der die Kasse nicht verwendet werden kann.

Ein weiterer Nachteil besteht im Speicherplatz: Sobald dieser voll ist, muss eine neue Hardware erworben werden. Was heißt das konkret? Naja, wenn du viele Kassenbons druckst, kann es durchaus sein, dass du alle zwei bis drei Jahre eine neue TSE mit internem Speicher erwerben musst.

Externe Speicher wie SD-Karten oder Micro-USBs dagegen können jederzeit ausgetauscht werden. Darüber hinaus ist es möglich, mehrere Sicherungskopien auf verschiedenen Speichermedien anzulegen. 

Der klare Vorteil: Beim Verlust eines Mediums wird der Geschäftsalltag kaum beeinflusst, wenn du zuvor auf weiteren Medien Kopien gesichert hast.

LAN-Hubs greifen ebenfalls auf externe Speichermedien zu, die in den Hub gesteckt werden. Die Hubs funktionieren dementsprechend wie die externen Speicher. 

Die Cloud-Lösungen dagegen setzen eine schnelle Internetverbindung voraus. Bei diesem Modell wird das Journal häufig sowohl lokal als auch auf einem Server gesichert. Viele Anbieter bieten ihren Kunden zusätzlich regelmäßige Backups an.Mehr zu den verschiedenen Speichermedien findest du in der Übersicht zur TSE.

WIE FUNKTIONIERT DIE TSE?

Die TSE erfasst alle Einzelaufzeichnungen und sorgt dafür, dass keine Manipulation dieser Aufzeichnungen im Nachhinein möglich ist. Das heißt, alle von der TSE gespeicherten Daten sind nach der Speicherung unveränderbar. Dadurch ist die Manipulation von Umsatzdaten unmöglich.

Die TSE besteht aus zwei weiteren Komponenten. Der Secure Module Application (SMA) und dem Crypto Service Provider (CSP):

• Der CSP erstellt die einzigartige Signatur für jeden deiner Kassenbons. 
• Die SMA stellt das Sicherungsmodul dar, das die Daten sowie die Signatur in dem Journal verschlüsselt abspeichert.

WELCHE SCHRITTE LAUFEN BEI EINER TRANSAKTION AB?

Transaktionen mit TSE laufen folgendermaßen ab:

1. Die Kasse sendet alle relevanten Daten an die TSE. Deine technische Sicherheitseinrichtung entscheidet dann, wer auf die Daten zugreifen kann und wer nicht. Sie fungiert also als eine Art Torwächter.
2. Sobald die TSE die Anfrage der Kasse zugelassen hat, schickt sie die Daten an die SMA weiter. Ihre Aufgabe ist es, den gesamten Prozess sicherzustellen, sodass keine Daten manipuliert werden können. Darüber hinaus ist sie für die fortlaufende Transaktionsnummer verantwortlich. Die SMA verwahrt die erhaltenen Daten und schickt gleichzeitig eine Anfrage an den CSP.
3. Der CSP erzeugt daraufhin die elektronische Signatur und gibt diese an die SMA weiter. Außerdem führt er den fortlaufenden Signaturzähler.
4. Nun ist es an der SMA, die Signatur und die gesicherten Daten zusammenzuführen.
5. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, wird das Gesamtpaket – also die Daten inklusive der Signatur – verschlüsselt im Journal gespeichert. Dieses Journal lässt sich im Anschluss ganz einfach exportieren und auslesen.
6. Die Signatur wird zusätzlich an die Kasse gesendet und auf den TSE Kassenbon gedruckt – entweder digital oder auf Papier.

Wir haben den Vorgang hier extra vereinfacht dargestellt, damit du die Funktionsweise grundlegend vor Augen hast. 

In Wirklichkeit werden zwei Signaturen erstellt: Eine Startsignatur und eine Endsignatur. Bei der Endsignatur handelt es sich um jene, die final auf den Bon gedruckt wird.Brichst du die Erstellung eines TSE Kassenbons ab, werden eine Signatur und ein Abbruch-Beleg generiert. Dadurch entstehen auch bei einem Abbruch keine Lücken, da diese mit einer Signatur im Journal hinterlegt werden.

WAS IST EINE TSE SIGNATUR?

Die Signatur von deinem TSE Kassensystem besteht aus 88 Zeichen: Klein- und Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen. Dank der Signatur kann das Finanzamt Manipulationen an den Belegen aufdecken. Hierzu gehören beispielsweise Veränderungen oder Lücken.

Die TSE Signatur wird mit dem Sicherungsmodul der TSE erstellt. Entweder durch eine Cloud- oder Hardware-Lösung. Kryptographisch belegt die Signatur, dass die Daten auf deinem TSE Kassenbon auch in dem exportierbaren Journal in deiner TSE gesichert wurden und diese Daten identisch sind. Indem ein Finanzprüfer dein Kassenbuch mit einer Prüfsoftware kontrolliert, kann er die Richtigkeit der Einträge mit einem Klick kontrollieren.

Aus diesem Grund muss die TSE jederzeit erreichbar sein. Dabei spielt es keine Rolle, ob du die Cloud- oder Hardware-Lösung nutzt. 

Noch mal zur Erinnerung: Hardware-Lösungen funktionieren offline. Bei einer Cloud-Lösung solltest du dagegen für eine permanente Internetverbindung sorgen.

Einige Anbieter stellen dir inzwischen aber auch Cloud-Lösungen mit einer Offline-Funktion zur Verfügung. In diesem Fall werden die Daten vorübergehend lokal gespeichert und nachträglich signiert, sobald Kasse und TSE wieder mit dem Internet verbunden sind. Achte jedoch darauf, überwiegend mit dem Internet verbunden zu sein.In unserem FAQ Artikel zum Thema TSE findest du weitere Informationen. Zusätzlich erfährst du hier noch mehr zur Fiskalisierung allgemein.

CLEVER PAPIER SPAREN DANK E-BON

Du suchst nach einer umweltfreundlichen Methode und hast keine Lust, bergeweise Thermopapier zu drucken? Verständlich! In der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gibt es glücklicherweise eine Regelung, die der Umwelt zugutekommt. 
Wenn du die Zustimmung des Käufers einholst, kannst du gemäß §6 KassenSichV einen E-Bon ausgeben. So reduzierst du nicht nur Müll, sondern sparst auch clever Geld.

KURZ NACHGEHAKT: FRAGEN UND ANTWORTEN ZUM TSE KASSENBON

Müssen Kunden den TSE Kassenbon mitnehmen?

Nein. Der Kassenbon muss dem Kunden lediglich zugänglich gemacht werden. Ob er ihn letztendlich mitnimmt, liegt nicht in deiner Verantwortung.

Wie sollten Unternehmer den TSE Kassenbon entsorgen?

TSE Kassenzettel gehören in den Restmüll, da das Thermopapier von Kassenbons in der Regel verschiedene Chemikalien enthält.

Wo finden Unternehmer weitere Informationen zu den Themen Umsatz und Marketing?

Auf unserer neuen Plattform helloUmsatz zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deinen Umsatz durch cleveres Wachstum nachhaltig steigerst. 

Kurz gesagt: helloUmsatz ist das ideale Portal für Unternehmen, die wachsen wollen, aber wenig Zeit haben, sich mit den Themen Umsatz und Marketing auseinanderzusetzen.

FAZIT: DER TSE KASSENBON SPIELT AUCH 2022 EINE WICHTIGE ROLLE

In diesem Beitrag haben wir dir gezeigt, welche Rolle der TSE Kassenbon 2022 spielt und wie die Übermittlung der einzelnen Daten im Detail funktioniert. Fest steht, dass Unternehmer sich an die 2016 erlassene Verordnung zur Kassensicherung (auch KassenSichV) halten müssen. Die Belegausgabepflicht wurde 2020 erlassen. Durch diesen Schritt möchte der Staat einen effektiven Weg schaffen, nachhaltig gegen Manipulationen vorzugehen. Leider bedeutet dieser Schritt für Unternehmer vor allem eines: Mehraufwand.

Durch den Einsatz eines innovativen Kassensystems kannst du diesen Mehraufwand auf ein Minimum reduzieren.

Teste also am besten noch heute völlig kostenlos das helloCash Kassensystem, um deine Geschäftsprozesse 2022 GoBD-konform und sicher aufzuzeichnen.

Du möchtest mehr über die Bonpflicht im Zusammenhang mit technischen Sicherheitseinrichtungen erfahren oder hast spezifische Fragen zum Einsatz eines modernen Kassensystems? Dann schreib uns! Wir sind gerne für dich da.

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Von vielen wurde das Jahr 2021 bereits heiß ersehnt. Nun ist es endlich da. Doch wird es wirklich besser werden als das vergangene Jahr? Eines steht jedenfalls fest: Auch das Jahr 2021 bringt Neuerungen für Unternehmen mit. Damit du nicht völlig unvorbereitet in das neue Jahr startest, haben wir hier für dich zusammengefasst, welche Änderungen für Unternehmen in 2021 auf dich zukommen. Viel Spaß beim Lesen!

Am Donnerstag, den 17. Dezember 2020, fand das helloCash Webinar zum Thema „Top 5 Schritte in helloCash“ statt, um helloCash besser kennen zu lernen und damit wir euch den Start mit helloCash erleichtern.
Ihr habt uns eure persönlichen Fragen gestellt. In diesem Beitrag „Q&A zum Webinar“ möchten wir nun alle Fragen im Detail beantworten. Wir wünschen euch viel Spaß beim Durchlesen!

In diesem Leitfaden für Digitalisierung in Unternehmen findest du detaillierte Informationen und eine praktische Anleitung für die digitale Transformation in kleinen und mittleren Unternehmen.

Aber gibt es ein Standard-Rezept für Digitalisierung? Nein. Denn so unterschiedlich Unternehmen nun mal sein können – so unterschiedlich sind auch die Tipps und Erfahrungswerte. 

Und trotzdem nehmen wir in diesem Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen verschiedene Szenarien unter die Lupe und zeigen dir, wie du Digitalisierungsmaßnahmen clever in deinem Unternehmen umsetzen kannst.

Du möchtest dich erst mal grundlegend über das Thema Digitalisierung informieren? Kein Problem, genau für diese Zwecke haben wir einen Basis-Artikel verfasst, in dem du alles über die Digitalisierung in Unternehmen lernst. 

Auch die Herausforderungen in der Digitalisierung beleuchten wir ausführlich auf unserem Blog. Schau doch direkt mal rein und sorge dafür, dass du mit genug Wissen in dein eigenes Digitalisierungsprojekt startest!

Wenn es schnell gehen muss: Alle wichtigen Infos auf den Punkt

Wie setzen Unternehmen Digitalisierung um?

Maßnahmen zur Digitalisierung sind unterschiedlich. Da Unternehmen grundsätzlich sehr individuelle Geschäftsmodelle haben, muss die digitale Transformation in Unternehmen ebenfalls sehr individuell umgesetzt werden. Die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse steht jedoch im Vordergrund jeder Digitalisierung.

Wie verändert Digitalisierung Unternehmen?

Physische Produkte oder Prozesse werden immer häufiger durch digitale Lösungen ersetzt. Dies hat auch Auswirkungen auf  Geschäftsmodelle und Unternehmensstrukturen. Zudem liegt der Fokus auf der Vernetzung von Geschäftseinheiten, um Kundenanforderungen effizienter bedienen zu können.

Wie wird ein Unternehmen digital?

Durch eine Bestandsaufnahme der einzelnen Geschäftseinheiten und Prozesse können Unternehmen den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung gehen. Eine sorgfältige Analyse der Ressourcen bildet die Basis für die Digitalisierung von Unternehmen.

Was gehört zur Digitalisierung?

Grundsätzlich geht es bei der Digitalisierung um das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate. Die Verarbeitung von Daten kann dann für neue Geschäftsmodelle und innovative Produktentwicklungen genutzt werden.

Was muss ich bei der Digitalisierung beachten?

Neben der Überarbeitung des Geschäftsmodells dürfen die Menschen im Unternehmen nicht vergessen werden. Technisches Know-how sowie Veränderungsbereitschaft stellen nämlich die Kernpfeiler für eine erfolgreiche Digitalisierung dar. 

Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 1: Unternehmen analysieren und Potenziale erkennen

Mit der Digitalisierung verfolgst du ein größeres Ziel. Und zwar die Optimierung der Geschäftsprozesse. Dadurch sollen Kosten gesenkt und Ressourcen frei werden. Aber wie genau fängst du hier am besten an? Ganz klar: Du solltest zuerst dein Unternehmen analysieren und Potenziale erkennen.

Die folgenden Fragen bringen dich in diesem Punkt auf die richtige Spur:

• Welche Prozesse funktionieren noch nicht zu 100 % oder sind unnötig kompliziert?
• Welche Fehler treten immer wieder auf?
• Wo entstehen hohe Kosten?
• Wo kommt es häufig zu Fehlern?
• Welche Bereiche sind noch nicht automatisiert?
• Wie kann die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessert werden?
• Können automatisierte Workflows eingeführt werden?
• Wo kommt es häufig zu Missverständnissen?
• Sind Kunden ideal mit Informationen versorgt?

Durch diese Fragestellungen wirst du sicherlich einige Schwachstellen ausfindig machen können. Und genau hier solltest du mit der Zielformulierung beginnen. Denn die Digitalisierung kann dir helfen, diese Schwachstellen zu beseitigen.

Bitte überstürze diesen Schritt nicht. Denn es ist wichtig, eine breite Basis an Potenzialen zu finden, die genutzt werden können. Binde daher bestenfalls auch deine Mitarbeiter ein. So kannst du sichergehen, dass du keine Problemfelder übersiehst.

Im nächsten Abschnitt unseres Leitfadens für Digitalisierung zeigen wir dir, wie du eine ausführliche Prozessanalyse durchführst, um klare Zielsetzungen zu formulieren.

Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 2: Ausführliche Prozessanalyse

Wenn du die grobe Basis erschaffen hast, kannst du dich an die ausführliche Prozessanalyse setzen. Dies erfordert viel Sorgfalt und Zeit. Denn Prozesse sind teils kompliziert und haben sich über Jahre hinweg aufgebaut.

Sei hier so konkret wie möglich. Nur so kannst du Defizite erkennen und Lösungsansätze formulieren. Folge bei der Prozessanalyse dieser Reihenfolge:

1. Aufnahme Ist-Stand
2. Aufnahme Soll-Stand
3. Ausführliche Prozessanalyse

In der Ist-Stand-Analyse sorgst du für eine detaillierte Aufzeichnung der aktuellen Prozesse. Der Status Quo wird festgehalten. Der Soll-Stand symbolisiert deinen „Fixstern“. Hier möchtest du durch die Digitalisierungsmaßnahmen ankommen. Die ausführliche Prozessanalyse dient der Abstimmung. Hieraus kannst du Maßnahmen ableiten.

Wir empfehlen dir, die Prozesse sorgfältig zu dokumentieren. Ist ein Prozess bereichsübergreifend? Dann gliedere ihn in feinere Schritte auf. Nur so kannst du alle Probleme und Hindernisse finden. 

Praxis-Tipp: Prozesse aufnehmen durch das SIPOC-Modell

Mit dem SIPOC-Modell kannst du Prozesse ganz einfach veranschaulichen. Hierbei werden 5 Schritte definiert:

1. Supplier
2. Input
3. Process
4. Output
5. Customer

Du kannst also sehr einfach darstellen, wer der „Supplier“ also der Auftraggeber ist. Der „Input“ symbolisiert eine Eingangsgröße, die durch den Prozess geleitet wird. Der „Output“ beschreibt das Produkt des Prozesses. Am Ende steht der „Customer“, der mit dem Produkt dann weiter arbeitet.

Achtung: Je detaillierter du beim SIPOC-Modell vorgehst, desto besser. Du solltest zudem klare Start- und Stopp-Signale festlegen. Denn nur so kannst du die verschiedenen Prozessschritte klar voneinander abgrenzen und Verantwortliche festlegen.

Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 3: Maßnahmen durchsetzen

Nachdem du dein Unternehmen unter die Lupe genommen hast, musst du Maßnahmen ergreifen. Aber nicht kopflos. Sondern mit einer Strategie. Jetzt geht es bei unserem Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen ans Eingemachte.

In diesem Schritt solltest du nämlich genau darüber nachdenken, wie du dein Know-how und deine Mitarbeiter bestmöglich mobilisieren kannst, um die gesetzten Ziele zu erreichen.

Fange bei der Umsetzung von Veränderungsmaßnahmen immer an der einfachsten „Baustelle“ an. Warum? Nun, es ist wichtig, schnelle Erfolge zu erzielen. Das erzeugt Motivation und zeigt Skeptikern, dass der Plan funktioniert.

Je nach Größe deines Unternehmens solltest du außerdem über die Gründung eines Digitalisierungsteams nachdenken. Die Macht eines solchen Teams ist nicht zu unterschätzen. Denn so kannst du eine dauerhafte Dringlichkeit erzeugen, die Maßnahmen auch wirklich durchzusetzen.

Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 4: Digitales Mindset schärfen

Mindset? Was hat es damit nun auf sich? Im Grunde geht es in unserem Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen häufig um Veränderungen. Und vielleicht kennst du es: Im Alltag oder im Berufsleben sind Veränderungen immer mit einer gewissen Überwindung verknüpft.

Dementsprechend musst du dein Mindset schärfen, um Veränderungen erfolgreich zu implementieren. Natürlich sollte dieses Change-Mindset auch von deinen Mitarbeitern angenommen werden.

Nur so kannst du langfristig Prozesse verändern und Ressourcen freisetzen. Denn Wandel ist ein stetiger Begleiter. Ist die eine Baustelle beseitigt, wartet die nächste. 

Unser Tipp: Binde all deine Mitarbeiter frühzeitig in die Digitalisierungsmaßnahmen ein. So kannst du ein gewisses Team-Gefühl aufbauen.

Digitalisierungsleitfaden für Unternehmen Schritt 5: Stetig Entwicklung fördern

Digitalisierung findet nicht von heute auf morgen statt. Es ist eher ein langfristiger Prozess, den jeder Beteiligte mitgehen muss. Kundenwünsche werden digitaler. Die technische Infrastruktur wird digitaler. Und auch Geschäftsmodelle werden digitaler. 

Du solltest dich daher frühzeitig auf eine langfristige Maßnahme einstellen. Es gibt keine Deadline, an der die Digitalisierung fertiggestellt werden muss. Sie ist ein stetiger Begleiter des Kerngeschäfts.

Dieser Digitalisierungleitfaden für Unternehmen hilft dir dabei, nachhaltige Strategien auszuarbeiten und in dein Unternehmen zu integrieren. Auf helloCash findest du zudem noch viele weitere Artikel zu interessanten Themen.

Tipps für den Aufbau von Know-how:

Die Einrichtung einer Wissensdatenbank innerhalb deines Unternehmens macht Sinn. Denn nur, wenn du das aufgebaute Wissen in deinem Unternehmen hältst, kannst du langfristig wachsen. Motiviere deine Mitarbeiter in jedem Fall dazu, sich auch privat immer weiter fortzubilden. 

Wie das geht? Nachfolgend zeigen wir dir, wie du deine Mitarbeiter (und dich selbst) stetig zur Weiterbildung anregen kannst. Denn lebenslanges Lernen ist für die Wettbewerbsfähigkeit einer der wichtigsten Faktoren. 

• Sorge für ausreichend Zeit für die persönliche Weiterbildung

Ohne die nötige Zeit, kannst du dich nicht fortbilden. Und auch deinen Mitarbeitern solltest du eine gewisse Zeit zur freien Fortbildung einräumen.

• Nutze Gamification, um Veränderung zu fördern

Um Veränderungsprozesse interessant zu gestalten kannst du spielerische Elemente einführen. Viele Unternehmen führen z. B. ein internes Punkte-System ein, um digitale Verhaltensweisen zu belohnen. Am Ende der „Digitalisierungs-Rallye“ könnte dann ein Preis auf den engagiertesten Mitarbeiter warten.

• Biete eine Plattform zur Diskussion

Nutze ein Forum für die Anregung zur Diskussion. Hierbei kannst du erneut internes Know-how fördern und Schwachstellen von Prozessen erkennen.

• Fördere Inspiration durch verschiedene Tools 

Gib deinen Mitarbeitern Tools wie z. B. Bookmojo oder Blinkist an die Hand. Durch diese Werkzeuge können sie sich selbst im Thema Digitalisierung weiterbilden.

Fazit: Digitalisierung in Unternehmen braucht viel Ausdauer und einen genauen Plan

In unserem Leitfaden für Digitalisierung findest du das ideale Rüstzeug, um dein Unternehmen an den Start zu bringen. Achte in jedem Fall darauf, deine Mitarbeiter in alle Überlegungen mit einzubeziehen. Denn am Ende sind sie es, die die Maßnahmen umsetzen müssen. 

Auf unserem Blog findest du immer die neuesten Beiträge zum Thema Digitalisierung. Schau doch mal vorbei!

Auch bei der technischen Infrastruktur solltest du nicht am falschen Ende sparen. Nur mit den richtigen Tools kannst du deinen Arbeitsalltag effizienter gestalten.

Übrigens: helloCash kann dir bei der Einrichtung deiner technischen Infrastruktur helfen. Durch innovative Kassensysteme sorgen wir für geschmeidige und vor allem smarte Geschäftsprozesse. So kannst du dich zu 100 % auf die wichtigen Sachen konzentrieren. 

Hier findest du mehr Informationen zu unseren Produkten.

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Etliche Unternehmen sehen sich mit ihr konfrontiert: Der Herausforderung Digitalisierung. Aber was hat es mit der Digitalisierung auf sich und wie kannst du dein Unternehmen bestmöglich gegen die Risiken absichern?

In unserer neuen Artikelreihe zum Thema Digitalisierung beleuchten wir das Thema im Detail und geben dir sogar einen konkreten Leitfaden zur erfolgreichen Digitalisierung mit an die Hand. 

Lass uns direkt starten, damit du dein Unternehmen bestmöglich auf die Digitalisierung vorbereiten kannst.

Du hast keine Zeit? Hier das Wichtigste in Kürze!

Was bedeutet Digitalisierung im Unternehmen?

Der digitale Wandel der Gesellschaft und Wirtschaft wird als Digitalisierung beschrieben. Digitalisierung im Unternehmen beschreibt daher den Übergang von analog geprägten Technologien hin zu digitalen Geschäftsmodellen.

Was versteht man unter dem Begriff Digitalisierung?

Bei der Digitalisierung geht es primär um die Veränderung der Informationsverarbeitung. Ziel ist es, digitale Informationen durch innovative Technologien nachhaltig zu speichern, zu verteilen oder zu verarbeiten. In Unternehmen entstehen so neue digitale Prozesse.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Digitalisierung?

Unternehmen und Organisationen stehen vor vielen Herausforderungen. Hierbei steht die Entwicklung von neuen, innovativen Geschäftsmodellen und Prozessen im Vordergrund. Eine Fülle neuer Werkzeuge wird durch die Digitalisierung bereitgestellt. Unternehmen müssen sorgfältig analysieren, welche digitalen Werkzeuge einen Mehrwert für die individuelle Geschäftssituation liefern können. Auch die Integration dieser neuen Tools ist eine Herausforderung, der sich Unternehmer, Selbstständige und Führungskräfte stellen müssen.

Was ist eine digitale Transformation?

Als digitale Transformation wird der Übergang zwischen analogen und digitalen Technologien bezeichnet. Die digitale Transformation ist ein schleichender, eher evolutionärer Prozess. Ihr Gegenpart ist die digitale Disruption. Hier kommt es durch die voranschreitende Digitalisierung zu radikalen Markt- und Gesellschaftsveränderungen.

Wenn du tiefer ins Thema Digitalisierung einsteigen willst, solltest du unbedingt auch einen Blick auf unseren Leitfaden für Unternehmen sowie den Hauptartikel zum Thema werfen. Hier findest du wertvolle Informationen und praktische Tipps zum Thema Digitalisierung in Unternehmen.

Die 3 wichtigsten Herausforderungen für Unternehmer und Selbstständige

Bevor wir auf die Herausforderung Digitalisierung zu sprechen kommen, sollten wir uns ihren tatsächlichen Einfluss auf Unternehmen anschauen. Denn die Digitalisierung bringt viele Chancen mit sich:

• Steigerung der Effizienz
• Förderung von Innovationen
• Umsatzsteigerungen

Durch den Einsatz von modernen Technologien können Unternehmen clever neue Synergien schaffen und Geschäftsprozesse optimieren – wenn die richtigen Schritte ergriffen werden.

Ein kleiner Rückblick: 

Bis Ende 2017 wurden in Deutschland und Österreich 21.000 neue Stellen in der Digitalwirtschaft geschaffen. Das ist erstmal positiv zu bewerten.

Jedoch bringt die Digitalisierung auch Herausforderungen mit sich. Und genau um diese Herausforderungen soll es im nächsten Abschnitt gehen. 

Herausforderung Digitalisierung 1: Investitionen ohne sofortige Auswirkungen

Beim Thema Digitalisierung denkst du sicherlich zuerst an Kosten, oder? Gar nicht zu unrecht. Denn im Grunde sind die Investitionen für die Digitalisierung deines Unternehmens vorerst nicht an einen direkten Profit geknüpft.

Auch hier verläuft der Prozess schleichend. Der Aufbau der technischen Infrastruktur kostet in erster Linie Geld. Und wenn du dir noch einen Berater für die Digitalisierung ins Haus holst, sind das auch Investitionen, die keine direkte Umsatzsteigerung bewirken.

Wichtig ist aber, dass du ohne eine digitale Strategie auf lange Sicht keine Chancen mehr am Markt hast. Umfragen haben ergeben, dass 75 % der Mittelständler Digitalisierung für ein wichtiges oder sogar sehr wichtiges Thema halten. Mit der Vernetzung von Produkten und Dienstleistungen haben jedoch erst 20 % begonnen. 

Warum ist das so? Nun, du liest nicht ohne Grund gerade diesen Artikel. Es ist schwierig, bei der Masse an Möglichkeiten und Informationen den Überblick zu behalten. Deshalb nehmen wir dich an die Hand und zeigen dir, wie du dein Unternehmen Schritt für Schritt an die Digitalisierung heranführst.

Im internationalen Vergleich hinkt Europa etwas hinterher, was die Digitalisierung angeht. US-Unternehmen investieren nämlich fast doppelt so viel, wie europäische. Das ist definitiv ein Zeichen. Du solltest daher schnellstmöglich einen langfristigen Plan schmieden, um dein Unternehmen fit für die digitale Welt zu machen.

Herausforderung Digitalisierung 2: Wissen

Es klingt banal. Aber wichtiges Know-how ist ein riesiger Vorteil, wenn es um das Thema Digitalisierung in Unternehmen geht. 

Was heißt das genau? Nun, du solltest Wert darauf legen, dass in deinem Unternehmen digitale Kompetenzen gefördert werden. Die Weiterbildung im Bereich Digital- und Medienkompetenz ist das A und O, wenn es um die Integration von Digitalisierungsmaßnahmen geht.

Wenn du Mitarbeiter beschäftigst, solltest du zudem offen zum Thema Digitalisierung Stellung nehmen. Studien haben nämlich ergeben, dass sich rund 80 % der Arbeitnehmer von der voranschreitenden Digitalisierung bedroht fühlen.

Das Spannungsfeld zwischen der Förderung digitaler Kompetenzen und der Aufklärung zum Thema Digitalisierung ist daher nicht gerade schwach. Denn Mitarbeiter müssen vom Wandel überzeugt werden. Nicht umsonst boomt der Markt im sogenannten Change Management (Veränderungsmanagement).

Und wie soll man als Unternehmer auf diese Veränderung reagieren? Nun, grundsätzlich solltest du durch gezieltes Eingehen auf die einzelnen Mitarbeiter die Persönlichkeit sowie das individuelle Potenzial analysieren. So kannst du den komplexen Digitalisierungsprozess erfolgreich gestalten. Denn nur Mitarbeiter, die demselben Ziel folgen, bringen Wachstum.

Herausforderung Digitalisierung 3: Führungskultur

Führung und Digitalisierung stehen in einem engen Verhältnis zueinander. Denn nur, wer seine Mitarbeiter innovativ führt, kann den Herausforderungen der Digitalisierung positiv begegnen. 

Strenge Hierarchien sorgen in einer digitalen Welt häufig für Hindernisse. Denn in einer immer vernetzteren Gesellschaft und Geschäftswelt müssen flache Hierarchien genutzt werden, um Innovationen voranzutreiben.

Gerade im Hinblick auf die hohe Geschwindigkeit der Veränderungen in Unternehmen musst du agil und handlungsfähig bleiben. Viele Startups haben sich bereits clevere Formen der Kommunikation auf die Fahne geschrieben, um ihren Kurs schnell und ohne große Verluste ändern zu können.

Fest steht: Nur wenn Informationen transparent für das ganze Unternehmen aufbereitet werden, können Angestellte sich an der strategischen Weiterentwicklung des Unternehmens beteiligen. 

Zudem solltest du eine gesunde Fehlerkultur etablieren. Denn nur wer Fehler macht, kann lernen. Fehler sollten daher ein fester Bestandteil deiner Führungskultur werden. Wenn deine Mitarbeiter merken, dass Fehler in Ordnung sind, steigt die Lernkurve exponentiell und du wirst schneller Erfolge bei der Digitalisierung feiern können.

Digitalisierung im Unternehmen: Warum viele Unternehmen an der Digitalisierung scheitern

Das Tempo der Digitalisierung ist in Deutschland und Österreich klar gestiegen. Immer mehr Unternehmer, die sich ursprünglich auf den Auf- und Ausbau ihrer klassischen stationären Geschäfte konzentriert haben, betreiben heutzutage bereits Online Shops.

Aus unserer Sicht gibt es 6 Faktoren, die du beachten musst, um die Herausforderung Digitalisierung zu bestehen:

1. Menschen
2. Führung
3. Agilität
4. Geschäftsmodell
5. Digitale Infrastruktur
6. Datenmanagement

Wer diese Faktoren aus dem Fokus verliert, wird langfristig keinen Erfolg am Markt haben. Denn die internen Prozesse müssen in vielen Fällen komplett neu gedacht werden. 

Leider haben wir auch beim Thema Digitalisierung mit einer ungleichen Verteilung zwischen großen und kleinen Unternehmen zutun. Denn die Investitionen für eine digitale Infrastruktur sind nicht zu unterschätzen. Für große Unternehmen sind diese Aufwendungen leichter zu stemmen, als für kleine.

Wenn du ein eher kleines Unternehmen führst oder selbstständig bist, musst du dir aber keine Sorgen machen. Wir zeigen dir nämlich, wie du eine clevere Strategie entwickeln kannst.

Diese Artikel könnten für dich ebenfalls interessant sein:

• Leitfaden für Unternehmen in der Digitalisierung
• Die Digitalisierung: Eine Einführung ins Thema

Unternehmen digitalisieren: Durch die richtige Strategie zum Erfolg

Ohne Ziel kommst du nicht an. Und damit du den richtigen Weg findest, der dich am wenigsten Ressourcen kostet, solltest du dir eine clevere Strategie zurecht legen.

Das Problem hierbei: Viele Unternehmer und Mitarbeiter nehmen eine sogenannte Informationskluft wahr. Konkret heißt das, dass nicht genug Know-how vorhanden ist, um der digitalen Transformation zu begegnen. 

Orientierung ist daher eine wichtige Komponente, die du bei der Umsetzung deiner Digitalisierungsstrategie immer wieder herstellen musst. Deine Mitarbeiter sollten daher immer wieder auf den neuesten Stand gebracht werden. Jeder sollte sich also gleich gut informiert fühlen.

Zudem muss die Unternehmenskultur zur digitalen Strategie passen. Wie bereits beschrieben sind der offene Umgang mit Fehlern und die stetige Weiterbildung wichtige Faktoren, auf die du im Digitalisierungsprozess immer wieder schauen musst.

Herausforderung Digitalisierung: So analysierst du dein Unternehmen

Eine Analyse bringt Klarheit. Du kannst dir hier verschiedene Bereiche anschauen und aus diesen ableiten, wie es um dein Unternehmen steht. Hier ein paar Beispiele:

• Kommunikation

Wie läuft die Kundenkommunikation aktuell ab? In welcher Form werden Verträge und Angebote erstellt? Wie werden Dokumente organisiert?

• Logistik

Wie steuerst du deinen Einkauf und deine Lagerung? Wie werden Lieferanteninformationen weitergegeben?

• Digitale Infrastruktur

Welche IT-Systeme nutzt du? Welche Arbeiten werden bei dir im Unternehmen noch analog durchgeführt?

• Prozesse

Welche kaufmännischen Abläufe können optimiert werden? Gibt es Möglichkeiten, digitale Prozesse einzubinden?

• Produktion

Kannst du Daten nutzen, um die Produktion effizienter zu gestalten? Lassen sich neue Produkte und somit neue Geschäftsmodelle entwickeln?

Praxisleitfaden: Unternehmen digitalisieren in 5 Schritten

Du hast im vorigen Abschnitt gesehen, dass es viele Ansatzpunkte für die Digitalisierung in deinem Unternehmen gibt. In diesem Teil des Artikels geben wir dir 5 Schritte an die Hand, mit denen du dein Unternehmen digitalisieren kannst.

1. Bestandsanalyse durchführen
2. Handlungsbedarf ermitteln
3. Technische Veränderungen ermitteln
4. Kosten kalkulieren
5. Umsetzung planen

Durch diese 5 Schritte kannst du systematisch herausfinden, welche Veränderungen nötig sind, um das gewünschte Ziel zu erreichen. 

Bestandsanalyse

Frage dich bei der Bestandsanalyse vor allem, wo dein Unternehmen gerade steht. Welche digitale Infrastruktur musst du ausbauen und welche besteht bereits? Wo musst du komplett neu ansetzen?

Handlungsbedarf

Anschließend schaust du dir den Handlungsbedarf an. Welche Ziele sollen wann erreicht werden? Wozu willst du die Digitalisierung vorantreiben?

Technische Änderungen

Nachdem du den Handlungsbedarf festgestellt hast, musst du die notwendigen technischen Veränderungen feststellen. Was für technische Ausstattung brauchst du? Wie kannst du deine Mitarbeiter in den Prozess einbinden? Brauchst du eventuell neue Mitarbeiter mit geeignetem Know How?

Kosten

Die Kosten musst du natürlich auch kalkulieren. Informiere dich zudem über Fördermöglichkeiten.

Umsetzung planen

Damit du loslegen kannst, solltest du eine konkrete Umsetzung planen. Welche Auswirkungen hat die digitale Transformation auf dein Kerngeschäft? Welche Auftraggeber bzw. Auftragnehmer musst du informieren?

Fazit zu Herausforderung Digitalisierung

Sicher ist dir aufgefallen, dass es sich bei der Digitalisierung um ein sehr komplexes Gebiet handelt. Mit der richtigen Herangehensweise und speziellem Know-how kannst du die Herausforderung Digitalisierung jedoch meistern. Auf unserem Blog findest du zudem weitere hilfreiche Artikel, mit denen du eine individuelle Strategie einfach entwerfen kannst. 

Und übrigens: helloCash kann dir bei der Einrichtung deiner technischen Infrastruktur helfen. Durch innovative Kassensysteme sorgen wir für geschmeidige und vor allem smarte Geschäftsprozesse. So kannst du dich zu 100 % auf die wichtigen Sachen konzentrieren. 

Hier findest du mehr Informationen zu unseren Produkten.

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Die Digitalisierung ist in aller Munde. Aber was hat es damit eigentlich genau auf sich? Und inwiefern betrifft dich die Digitalisierung wirklich? In diesem Beitrag gehen wir auf die Chancen und Risiken der voranschreitenden Digitalisierung ein und zeigen dir, wie du konkrete Maßnahmen in deinem eigenen Unternehmen umsetzt.

Wenn du direkt tief ins Thema einsteigen möchtest, empfehlen wir dir unseren Leitfaden für Unternehmen zum Thema Digitalisierung. 

Das wichtigste in Kürze

Wie wichtig ist die Digitalisierung?

Da betriebliche Abläufe immer effizienter werden müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, stellt die Digitalisierung eine sehr wichtige Komponente der strategischen Unternehmensentwicklung dar. Denn durch sie kann eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit herbeigeführt werden. Konkret können durch die Digitalisierung neue Informations- und Kommunikationswege geschaffen werden, die langfristig kostengünstiger sind und dafür sorgen, dass Betriebsabläufe optimiert werden.

Warum müssen Unternehmen digitalisieren?

Durch die Digitalisierung werden Betriebsabläufe optimiert und Kosten gespart. Zudem werden Prozesse automatisiert, sodass interne Arbeitsabläufe schlanker gestaltet werden können. Im Hinblick auf die Cybersicherheit birgt die Digitalisierung jedoch auch Risiken.

Was bedeutet Digitalisierung?

Bei der Digitalisierung handelt es sich um einen Prozess, der Unternehmen langfristig dazu zwingt, digitale Instrumente einzusetzen, um weiter wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch digitale Prozesse können Unternehmen neue Märkte erschließen und Kosten im Bereich der Administration reduzieren.

Wie funktioniert Digitalisierung?

Grundsätzlich gilt: So individuell jedes Unternehmen aufgestellt ist, so verschieden sind die Formen und Einsatzbereiche der Digitalisierung. Kleine und mittlere Unternehmen haben eine Menge Informationen und Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Eine erfolgreiche Digitalisierung ist laut vieler Experten nur mit einem nachhaltig wirksamen Veränderungskonzept durchführbar.

Die ausführliche Antwort: Was ist Digitalisierung eigentlich?

Zu Beginn ist es wichtig, eine Definition für Digitalisierung zu finden. Denn nur so kannst du deinen Mitarbeitern erklären, welche Ziele du mit der angestrebten Digitalisierung verfolgen möchtest. 

Laut Wikipedia versteht man unter Digitalisierung „das Umwandeln von analogen Werten in digitale Formate und ihre Verarbeitung oder Speicherung in einem digitaltechnischen System.“

Im Sinne dieser Definition ist es aber wichtig, zu erkennen,  dass es weniger um die Technologie an sich geht, sondern viel mehr um einen Weg, neue und vor allem sinnhafte Prozesse bzw. Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Fest steht: Um die voranschreitende Digitalisierung kommst du als Unternehmer nicht herum. Das heißt konkret, dass du die Verantwortung für die Erarbeitung von innovativen Konzepten trägst.

3 Tipps für eine erfolgreiche Digitalisierung

Es gibt 3 wichtige Tipps, die ich dir an die Hand geben möchte:

• Erfinde dein Geschäft neu und schaffe Mehrwert 

• Schaffe neue Kundenprozesse

• Bilde dich und deine Mitarbeiter stetig weiter und eigne dir Fähigkeiten, Wissen und Können an, um Digitalisierungsmaßnahmen durchführen zu können

Grundlegend musst du dich fragen, wo sich in Zukunft Geschäftsmöglichkeiten ergeben können und welche Grenzen eventuell verschoben werden müssen um diese Chancen zu nutzen. 

Sicherlich gibt es Unternehmen, bei denen dieser Prozess einfacher durchführbar ist. Und wieder andere erkennen im bestehenden Geschäftsmodell große Lücken, um die sie sich zuerst kümmern müssen.

Stell dir zum Beispiel einen Friseursalon vor, der bisher lediglich eine alte Ladenkasse genutzt hat. Die Konkurrenz ist schon seit einiger Zeit auf ein innovatives Kassensystem umgestiegen, mit dem digital sogar Kundentermine abgestimmt werden können. Hier ergibt sich ein Spannungsfeld zwischen analoger und digitaler Vorgehensweise.

Und genau diesen Mehrwert den Kunden gegenüber solltest du im Blick behalten. Denn der Friseursalon mit dem innovativen Kassensystem kann seinen Kunden neben dem Haareschneiden einen großen Mehrwert im Bereich Kundenbindung bieten.

Sicherlich geht es bei der Digitalisierung im Dienstleistungsgeschäft auch sehr um Bequemlichkeit. Kunden möchten heutzutage von zuhause aus Termine buchen und diese via Online-Formular abrufen können. Unternehmer managen ihr Team heute häufig mittels Online-Tools. 

Die Digitalisierung hat als Megatrend dementsprechend weitreichende Auswirkungen auf unser Privat- sowie Berufsleben. Daher solltest du dich intensiv mit den Chancen auseinandersetzen, die sich dir durch die Digitalisierung bieten.

Chancen Digitalisierung: So kannst du von der Digitalisierung profitieren

Chancen

• Technologischer Fortschritt
• Internationaler Wettbewerbsvorteil
• Kostenreduktion
• Weiterentwicklung von Mitarbeitern
• Steigerung der Effizienz
• Automatisierung von Prozessen
• Höherer Arbeitsschutz
• Mehr Raum für Kreativität
• Höhere Flexibilität

Technologischer Fortschritt

Durch eine bessere Breitband-Infrastruktur und die veränderte Erwartungshaltung der Kunden an Kaufverhalten und Produkte wird der technologische Fortschritt vorangetrieben. Die neuen Werkzeuge kannst du dir zunutze machen, um dein Unternehmen effizienter zu machen.

Internationaler Wettbewerbsvorteil

Wenn du die Chancen der Digitalisierung clever nutzt, kannst du dir einen (internationalen) Wettbewerbsvorteil verschaffen und höhere Umsätze erzielen. 

Kostenreduktion

Durch smarte Automatisierung und günstige Tools kannst du deine administrativen Kosten verringern und zudem wichtige Zeit sparen. Außerdem können deine Mitarbeiter flexibler, zügiger und damit auch günstiger die individuellen Wünsche deiner Kunden bedienen. 

Weiterentwicklung von Mitarbeitern und Steigerung der Effizienz

Beim Thema Digitalisierung wird der Mensch häufig ausgeklammert. Jedoch spielt er eine entscheidende Rolle. Denn Arbeitnehmer profitieren z. B. von noch besseren und ergonomischer gestalteten Arbeitsplätzen. So werden physische Belastungen abgebaut und die generelle Gesundheit verbessert. Auch psychischer Stress kann durch die Digitalisierung verringert werden, indem ergonomische Software eingesetzt wird (z. B. ein innovatives Kassensystem).

Automatisierung von Prozessen und mehr Raum für Kreativität

Durch die Automatisierung von Prozessen können Ressourcen freigesetzt und für andere Aufgaben eingesetzt werden. Auch hier wird das Sparpotenzial hinsichtlich der Digitalisierung deutlich.

Die vielfach kritisierte Automatisierung sorgt aber noch für weitere Chancen: Fachkräfte haben nämlich durch einen digitalisierten Arbeitsalltag mehr Raum für kreative und kooperative Projekte. Störende Routinetätigkeiten werden nämlich in Zukunft durch computergesteuerte Systeme übernommen. 

Höhere Flexibilität

Gerade jetzt sieht man jedoch auch, dass Arbeitnehmer von einer flexiblen sowie mobilen Arbeitsweise profitieren. Zoom und Skype sind kein Neuland mehr, sondern gehören bereits jetzt zur Standardausstattung der meisten Unternehmen. So kann die Arbeit stärker räumlich und zeitlich entkoppelt werden, was die Vereinbarkeit von Beruf und Familie besser ermöglicht. 

Du siehst: Die Digitalisierung eröffnet einige Chancen. Die wichtige Frage ist nur, welche der vielen Angebote du in dein Unternehmen übernimmst und welche Risiken auf dich warten? 

Um die Risiken der Digitalisierung geht es im nächsten Abschnitt.

Risiken Digitalisierung: Darauf musst du unbedingt achten

• Abwertung menschlicher Arbeit 
• Manche Berufe verlieren an sozialer bzw. gesellschaftlicher Bedeutung
• Schlechtere Bezahlung für gute Arbeit
• Steigende Burn-Out-Erkrankungen
• Datenschutz am Arbeitsplatz

Abwertung menschlicher Arbeit

Es gibt einige Computerprogramme, die menschliche Arbeit bereits heute überflüssig machen. Manche Bereiche sind daher schon völlig automatisiert. Berufe, die früher angesehen waren, sind heute kaum noch im Trend. Auch die soziale bzw. gesellschaftliche Bedeutung von Berufen (z. B. Verkäufer, Bankangestellter, …) verliert immer mehr an Bedeutung.

Schlechtere Bezahlung für gute Arbeit

Gerade Freelancer, die online Kunden akquirieren sehen sich mit einer viel größeren Konkurrenz konfrontiert. Daraus resultiert ein Angebotsüberhang. So kommt es nicht selten zu Kampfpreisen. Die Folge: Gute Arbeit wird kaum noch angemessen bezahlt.

Burn-Out-Erkrankungen

Aus dem vorgenannten Grund kann es häufiger zu psychischen Erkrankungen kommen. Die dauerhafte Erreichbarkeit sowie der permanente Druck „etwas leisten zu müssen“ kann zu enormen psychischen Belastungen führen.

Als Folge können zunehmend stressbedingte Erkrankungen wie Burn-Out oder Depressionen festgestellt werden. Vielleicht kennst du das Gefühl ja selbst? Eine ständige Anspannung ist in jedem Fall schädlich für die Gesundheit.

Daher solltest du in deinem Unternehmen klare Regeln aufstellen, wie technische Kommunikationstools genutzt werden sollen.

Datenschutz am Arbeitsplatz 

Wie sieht es mit dem gläsernen Arbeitnehmer aus? Ob XING oder LinkedIN – soziale Netzwerke sind mittlerweile auch in der Arbeitswelt angekommen. In puncto Datenschutz gibt es hier jedoch einige Probleme. 

Eine der Hauptaufgaben für dich als Unternehmer besteht sicher darin, sicherzustellen, dass die Daten deiner Kollegen und Kunden jederzeit sicher sind. Denn der Verlust von Informationen an unbefugte Dritte kann schnell zu einer Welle der Empörung führen. 

Wenn du mit sensiblen Kundendaten arbeitest, solltest du in Bezug auf die Digitalisierung daher umso vorsichtiger sein.

In diesem Beitrag gehen wir auf die Herausforderung der Digitalisierung ein und geben dir konkrete Tipps, wie du ihnen am besten begegnest.

Wie passe ich mein Unternehmen am besten an die Digitalisierung an?

Bitte beachte, dass viele Praxisbeispiele bereits gezeigt haben, dass Unternehmen ohne digitale Strategie nicht überleben. Es ist also essenziell, eine grundlegende Richtung festzulegen.

Aber wie? Und worauf solltest du achten? 

Nun, um den Kundenanforderungen weiterhin gerecht werden zu können, musst du Prozesse neu definieren. 

• Du betreibst eine Boutique? Dann solltest du definitiv über einen eigenen Online-Shop nachdenken. 
• Du hast einen eigenen Friseursalon? Wie wäre es mit einer Website inklusive Terminbuchungssystem?
• Du betreibst ein Restaurant? Hast du schon mal an ein mobiles Kassensystem fürs iPad gedacht?

Wie du siehst, gibt es etliche Beispiele, Prozesse neu zu denken. Im Endeffekt musst du dich zu 100 % auf deinen neuen, digitalen Kunden einstellen. Denn heutzutage geht die Recherche immer im Internet los. Wer nicht im Internet vertreten ist, wird in der Realität immer häufiger übersehen.

Stelle dir am besten die folgenden Fragen: 

1. Wie genau wirkt sich die Digitalisierung auf mein Unternehmen aus? 
2. Welche Wünsche haben meine Kunden in Zukunft?
3. Welche technologischen Werkzeuge und Prozesse fehlen mir, um diese Wünsche zu erfüllen?

Nimm dir bei der Beantwortung viel Zeit und befrage bestenfalls auch deine Kollegen. Denn nur, wenn du deine Chancen kennst, kannst du in Zukunft erfolgreich am Markt agieren. Die traurige Wahrheit ist nämlich folgende: 

Unternehmen, die keine Maßnahmen zur Digitalisierung ergreifen, gehen unter.

Wie kann ich durch Digitalisierung einen Mehrwert in meinem Unternehmen schaffen?

Ja, die Digitalisierung hat viel mit neuen Technologien zutun. Jedoch vergessen viele Menschen oft, dass Kreativität und die eigenen Fähigkeiten entscheidend sind. Denn nur, wenn du weißt, was möglich ist und einen nachhaltigen Plan schmiedest, wird die Digitalisierung einen Mehrwert in dein Unternehmen bringen.

Klar ist, dass du grundlegende Kenntnisse brauchst, um klare Schritte zu definieren. Wertschöpfung entsteht immer, wenn Probleme gelöst werden. Und die Zukunft bringt immer neue (Kunden-)Probleme mit sich, die von dir gelöst werden wollen.

Hier ein paar Beispiele für Mehrwert, der durch Digitalisierung entstehen kann:

• Bequemere Bedienung deiner Kunden
• Höhere Flexibilität
• Schnellere Erbringung von Dienstleistungen
• Höhere Lieferquantität
• Erhöhte Kundenzufriedenheit durch klare Prozesse

So kannst du dein Unternehmen erfolgreich digitalisieren

1. Handle proaktiv

Wichtig ist, dass du nicht darauf wartest, bis sich etwas tut. Du musst der Motor für dein Unternehmen sein und es mit nachhaltigen, cleveren Ideen bereichern. Gerade die Kundenbindung kann durch eine proaktive Handlungsweise verbessert werden. Wie wäre es zum Beispiel, wenn du jedem Neukunden ganz einfach die Möglichkeit geben kannst, sich in deinen Newsletter einzutragen? So bleibst du relevant und kannst eine langfristige Beziehung aufbauen.

2. Biete deinen Kunden Interaktivität

Die fortwährende Kundenbeziehung ist so wichtig, wie nie zuvor. Denn es gibt durch den Online Handel fast unbegrenzte Möglichkeiten. Im Grunde kann ein Unternehmen aus den USA heutzutage auf den gleichen Kunden zugehen, wie du. Daher ist es wichtig, dass du deine Stärken kennst und diese dem Kunden kommunizierst. Interagiere so häufig wie möglich mit deiner Kundschaft, um eine tiefgreifende Beziehung aufzubauen. Nur so kannst du dich gegen die weltweite Konkurrenz durchsetzen.

3. Nutze digitale Prozesse zur Automatisierung 

Wir haben bereits über die Automatisierung von Prozessen gesprochen. Zu Beginn kann es ganz schön schwierig sein, Prozesse zu verändern. Denn Menschen sind nun mal „Gewohnheitstiere“. Aber ohne eine Anpassung des Status Quo wirst du deine Geschäftsprozesse nicht optimieren können und wichtige Zeit verschwenden. Schaffe dir daher schnellstmöglich eine passende Infrastruktur, in der du lästige Routinearbeit durch die Automatisierung von Prozessen beseitigen kannst.

Was muss ich als Unternehmer leisten, um Digitalisierung in meinem Geschäft zu integrieren?

Stelle auf jeden Fall sicher, dass dein Unternehmen in puncto Technologie gut aufgestellt ist. Wenn du ein stationäres Geschäft betreibst, solltest du vor allem viel Wert auf ein innovatives Kassensystem legen. Denn hier kann die Digitalisierung ihr größtes Potenzial entfalten.

Warum gerade dort? Nun, der letzte Kontakt zum Kunden findet in der Regel beim Bezahlen statt. Hier innovativ aufgestellt zu sein, ist heutzutage das A und O. Denn immer weniger Menschen zahlen heute noch in bar. Bezahldienste wie Apple Pay oder Google Pay sind schon längst keine Seltenheit mehr.

Kassensysteme können dir heutzutage etliche Aufgaben abnehmen. Nicht nur der Zahlungsprozess wird hierdurch einfacher. Sondern auch das Management deines Teams. Wusstest du zum Beispiel, dass moderne Kassensysteme mittlerweile in der Lage sind, dir bei der Inventur zu helfen oder Arbeitspläne zu erstellen?

Fazit: Eine langfristige Strategie zur Digitalisierung ist Pflicht

Die Digitalisierung macht vor niemandem halt. Dementsprechend ist es wichtig, dass du gut vorbereitet bist und einen grundlegenden Plan hast. Denn die digitale Transformation sorgt für viele Veränderungen. Hierdurch entstehen wichtige Chancen. Aber auch Risiken, wie z. B. die Überarbeitung, müssen anerkannt und beachtet werden. 

Durch die clevere Kombination aus der richtigen Technologie und Kreativität im individuellen Umgang in deinem eigenen Unternehmen kannst du deinen Wettbewerbsvorteil ausbauen. Du musst nur wissen, welche Werkzeuge du wirklich brauchst, um dein Geschäft zu optimieren. 

Bei helloCash findest du aber nicht nur wichtige Informationen zum Thema Digitalisierung. Wir bieten dir außerdem ein großartiges Kassensystem, das dir eine Menge Arbeit abnehmen kann.

Ich möchte helloCash kostenlos testen!

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Die elektronische Registrierkasse war früher das einzige erschwingliche Kassensystem für Kleinunternehmen. Mit dem Fortschritt der computergestützten und mobilen Aufzeichnungssysteme gibt es heutzutage eine Menge preiswerter Kassenlösungen. Mehr dazu erfährst du in diesem Blogartikel.

KEINE ZEIT? HIER KOMMT DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

Was ist eine elektronische Registrierkasse?

Die elektronische Registrierkasse kann auch als Kassenterminal oder POS-Terminal (POS steht für Point of Sale) bezeichnet werden. Mit einer solchen Kasse werden am Ende eines Kaufprozesses Daten erfasst und verarbeitet. So werden beispielsweise Karten- oder Barzahlungen erfasst, berechnet und dokumentiert.

Ist eine elektronische Registrierkasse Pflicht?

Nein. Im Grunde gilt, dass Betriebe in Deutschland nicht dazu verpflichtet sind, eine elektronische Registrierkasse zu nutzen. Als Unternehmer kannst du also frei entscheiden, ob du eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse nutzen willst.

Welche Alternativen gibt es für eine elektronische Registrierkasse?

Mittlerweile gibt es verschiedene innovative Alternativen zur elektronischen Kasse. Moderne Kassensysteme bieten Unternehmern weiterführende Funktionen, mit denen Geschäftsprozesse optimiert oder Neukunden gewonnen werden können. Zudem ist ein Kassensystem smart mit anderen Geräten vernetzt und passt sich individuell an die Unternehmensstruktur an.

Was sind die Vor- und Nachteile einer elektronischen Registrierkasse?

Vorteile:

• Auswertungen möglich (Warenbewegungen, Umsätze, etc.)
• Menschliche Fehler werden vermieden
• Sichere Geldaufbewahrung
• Rechtssichere Archivierung von Dokumenten
• Effiziente Arbeitsweise

Nachteile:

• Papierverbrauch hoch
• Hohes Investment
• Teilweise komplexe Bedienung

DIE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE & CO.

Falls du gerade erst registrierkassenpflichtig geworden bist oder einfach auf der Suche einer modernen und benutzerfreundlichen Kasse bist, dann bieten sich dir gegenwärtig eine Vielzahl von gesetzeskonformen Lösungen an, die auch für Kleinunternehmer oder Start-Ups erschwinglich sind.

DIE TRADITIONELLE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE

Das wohl bekannteste Kassenmodell ist die traditionelle elektronische Registrierkasse, die mit einer Kassensoftware ausgestattet ist und alle üblichen Transaktionen verarbeiten kann. Natürlich gibt es in dieser Kategorie unterschiedliche Modelle, Marken und Preissegmente. Eine einfache elektronische Registrierkasse ist im Normalfall auch für Kleinunternehmer durchaus erschwinglich. Je nach Ausstattung und Zusatzfunktionen können aber solche Kassensysteme schnell ganz schön ins Geld gehen.

DIE PC-KASSE ALS FLEXIBLE LÖSUNG

Flexibler als eine elektronische Registrierkasse sind PC-Kassen. Da bei dieser Kassenart die Hardware unabhängig von der Kassensoftware ist, kannst du als Unternehmer selbst entscheiden, was du alles brauchst damit der Laden läuft. Ganz sicher braucht es ein Peripheriegerät wie einen Computer, ein Tablet oder ein Handy. Je nach Bedarf kannst du für deine PC-Kasse dann auch noch einen Zusatzbildschirm, einen Drucker, einen Codescanner oder andere Zusatzoptionen wie ein Kartenlesegerät erwerben.

Auch hier sind die Preise unterschiedlich, da aber oft bestehende Geräte eingesetzt werden können, sind PC-Kassen oft durchaus preisgünstig. Einen besonders guten Deal machst du hier auch, wenn du eine gute, aber günstige Kassensoftware installierst.

ONLINE-PROGRAMME FÜR EINE SORGENFREIE KASSENNUTZUNG

Natürlich geht auch der Markt der Registrierkassen absolut mit der Zeit. So ist es kein Wunder, dass die elektronische Registrierkasse sowie die PC-Kasse mit fest installiertem Kassenprogramm langsam aber sicher von moderneren und noch flexibleren Kassenlösungen verdrängt werden.

Webbasierte Kassensoftwarelösungen oder Apps bieten nämlich den entscheidenden Vorteil, dass sie immer up to date sind. Wie du ja bestimmt weißt, kommen in Sachen elektronische Registrierkasse laufend neue Gesetzesanforderungen auf dich als Kassenbesitzer zu. Deshalb ist eine Online-Kassensoftware mehr als zu empfehlen. Du kannst dir damit nämlich Updates ersparen und brauchst dir überhaupt keine Gedanken über die Konformität deiner Kassenversion zu machen, denn dein Kassenanbieter kümmert sich um alles.

Darüber hinaus bieten Online-Kassenprogramme in der Regel viele interessante und oft personalisierbare Zusatzfunktionen und das meist zu absolut bezahlbaren Preisen.

KOSTEN EINER ELEKTRONISCHEN KASSE

Natürlich hängt der Preis einer elektronischen Registrierkasse stark von deinen Anforderungen an die Kassenlösung ab. Je mehr Funktionen du in deinem Unternehmen nutzen möchtest, desto höher das Investment. 

Die Basisversion einer Registrierkasse kannst du dir bereits für unter 300 Euro anschaffen. Wenn du deine neue Kasse aber individuell auf deine Geschäftsprozesse anpassen möchtest, musst du mit einer Investition von mehreren Tausend Euro rechnen.

In großen Unternehmen kann das auch schon mal in den 5-stelligen Bereich gehen. Informiere dich also vorher genau, welchen Funktionsumfang du dir für dein Unternehmen konkret wünschst.

SO FUNKTIONIERT EINE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE

Durch eine elektronische Registrierkasse kannst du Kassiervorgänge auf unterschiedliche Wege erfassen. Eine Möglichkeit ist die manuelle Eingabe des Preises oder einer Artikelnummer. Wer es etwas moderner mag, kann auch einen Handscanner nutzen. 

Nach der Erfassung aller Artikel ermittelt die elektronische Kasse dann den zu zahlenden Gesamtbetrag. Du musst anschließend nur noch den Betrag in die Kasse eintippen, den du vom Kunden erhalten hast. 

Im nächsten Schritt öffnet sich die Geldschublade der elektronischen Registrierkasse und zeigt dir optional die Höhe des Wechselgeldes an. Natürlich können je nach System auch weitere Zahlungsmethoden in Empfang genommen werden. Du bist also nicht auf Bargeld angewiesen.

Neben der Barzahlung kannst du mit einer elektronischen Kasse auch EC- oder Kreditkartenzahlung und sogar Wertgutscheine verarbeiten. Für den Tagesabschluss liefert dir eine moderne elektronische Registrierkasse zudem eine automatische Tagesauswertung. 

Diese Auswertung wird durch den sogenannten „Z-Bon“ ermöglicht. Dieser weist detailliert die Tagessumme der Einnahmen aus. Hinsichtlich der Buchführung ist der Z-Bon ein wichtiges Instrument. Er dient dem Abgleich des Soll-Kassenbestands mit dem Istbestand.

Wenn du in naher Zukunft eine Registrierkasse kaufen willst, schau dir unbedingt unseren Artikel zum Thema an. 

Hier gehen wir nochmal detaillierter auf die Funktionen einer elektronischen Registrierkasse ein.

PRAXIS-TIPP: DAS MUSST DU BEIM TAGESENDSUMMENBON BEACHTEN

Wer eine elektronische Registrierkasse benutzt, sollte sich genau darüber informieren, wie die Tagesendsummenbons (sog. Z-Bons) aufbewahrt werden müssen. 

Denn hier verstehen Prüfer keinen Spaß. Wichtig ist, dass die Bons in jedem Fall vollständig aufbewahrt werden müssen. Zudem musst du sie fortlaufend nummerieren. 

Achte darauf, dass die folgenden Daten vorhanden sind:

• Name deines Unternehmens, 
• Zeitangabe des Abrufs, 
• Datum, 
• Tagessumme, 
• Kennzahl von Kunde, 
• Information bzgl. Bar-oder Kreditkartenzahlung, 
• Stornierungen, 
• Retouren, 
• Tagesabschlussauswertungen.

Gerade bei Stornierungen musst du aufpassen. Denn wer hier Bons entsorgt, muss sich auf Ärger mit dem Prüfer einstellen. Bewahre daher sicherheitshalber einfach alle Belege auf. So bist du auf der sicheren Seite.

ELEKTRONISCHE KASSE: BEWAHRE DIE BEDIENUNGSANLEITUNG AUF

Apropos aufbewahren. Wenn du dir eine neue elektronische Kasse anschaffst, solltest du die Bedienungsanleitung gut aufbewahren. 

Warum? Nun, die Anleitung sagt viel über die technischen Voraussetzungen der Datenerfassung und deren Möglichkeiten der Änderung aus. Hinsichtlich der Gesetzgebung solltest du daher auch Handbücher und Wartungsprotokolle sorgfältig dokumentieren. 

Eine elektronische Registrierkasse erfasst regelmäßig alle Einnahmen einzeln (pro Kunde). Die summarische Erfassung deiner Umsätze reicht daher nicht aus.

Du siehst: Es gibt in Bezug auf elektronische Registrierkassen einiges zu beachten. Aber keine Sorge. Auf unserem Blog informieren wir dich regelmäßig über die neuesten Updates zu den Themen Kassensysteme, Registrierkassen und mehr.

FRAGEN & ANTWORTN ZUR ELEKTRONISCHEN REGISTRIERKASSE

Welche Ausnahmen gibt es für sogenannte mobile Gruppen?

Bei mobilen Gruppen handelt es sich um Personen, die ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätten erbringen. Mobile Gruppen müssen keine Registrierkasse mit sich führen. 

Jedoch muss bei der Leistungserstellung ein Beleg ausgestellt werden. Die Durchschrift muss dann unmittelbar bei der Rückkehr in die tatsächliche Betriebsstätte in die Registrierkasse aufgenommen werden. 

Aber wer gehört zu den mobilen Gruppen? Beispielsweise sind das Masseure, Friseure oder Ärzte, die viel unterwegs sind und dort ihre Dienstleistungen erbringen.

Welche Registrierkasse brauche ich?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht so leicht beantworten, da es natürlich auf deine individuellen Anforderungen ankommt. Trotzdem können wir dir ein paar wichtige Hinweise zu den Funktionen geben, die deine neue elektronische Kasse mitbringen sollte:

• Ausstellung von Belegen
• Speicherung von Eingaben
• Exportfunktion für Finanzamt
• Aufdruck von handelsüblichen Bezeichnungen auf den Beleg
• Signaturfunktion
• QR-Code Funktion

Brauche ich eine Registrierkasse für meinen Verein?

Du bist für einen Verein verantwortlich? Auch hier besteht natürlich keine Registrierkassenpflicht. Möglicherweise greift aber die Belegausgabepflicht, also diesbezüglich am besten den Steuerberater des Vertrauens zurate ziehen. Wenn Waren verkauft werden, muss auch eine ordnungsgemäße Buchführung sichergestellt werden.

TECHNISCHE SICHERHEITSEINRICHTUNG IN DEUTSCHLAND

Es gibt Unternehmer, die noch immer mit einer offenen Ladenkasse und einem Kassenbuch arbeiten. Das ist zwar nicht gerade zeitgemäß, es gibt jedoch bisher keine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse zu nutzen. 

Wer das aber macht, muss sie zwingend mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufrüsten bzw. sich eine neue anschaffen. 

Das Problem in Deutschland: Zum Stichtag (1. Januar 2020) waren noch nicht ausreichend TSE auf dem Markt verfügbar. Aus diesem Grund räumte der Gesetzgeber eine Übergangsfrist bis 30. September 2020 ein. 

Bis zu diesem Zeitpunkt galt eine Nichtbeanstandungsregelung. Finanzämter haben bis September also nicht beanstandet, wenn eine alte, nicht zertifizierte Kasse eingesetzt wurde. 

Wichtig: Diese Nichtbeanstandungsregelung betraf lediglich die TSE. Jegliche weiteren gesetzliche Regelungen mussten weiterhin eingehalten und erfüllt werden. 

Außerdem solltest du beachten, dass die Nichtbeanstandungsregelung nur für Kassen gilt, die nachträglich mit einer TSE aufgerüstet werden können. Im Dezember 2019 stellte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die ersten beiden Zertifikate aus. 

Es gilt eine Übergangsphase bis 31. Dezember 2022. So kannst du deine nicht aufrüstbare Altkasse, die zwischen dem 26. November 2010 und 31. Dezember 2019 angeschafft wurde und die den gesetzlichen Anforderungen vom 1. Januar 2017 entspricht, noch nutzen. 

Nicht aufrüstbare Kassen, die wiederum vor dem 26. November 2010 gekauft wurden, dürfen nicht mehr verwendet werden.

WAS BRINGT DIE REGISTRIERKASSENPFLICHT GENAU UND GIBT ES AUSNAHMEN?

Durch die Registrierkassenpflicht sollen Schwarzumsätze und Abgabenverkürzungen vermieden werden. Weiter soll zwischen Unternehmen eine Wettbewerbsgleichheit hergestellt werden. 

Mobile Gruppen werden von der Registrierkassenpflicht z. B. entlastet. Denn sie müssen ihre Barumsätzen außerhalb ihrer Betriebsstätte nicht mittels elektronischer Kasse einnehmen. 

Das hat praktikable Gründe. Denn Tierärzte, Ärzte oder Reiseleiter können die elektronische Registrierkasse natürlich nicht den ganzen Tag bei sich führen.

Wie bereits beschrieben, reicht es, wenn mobile Gruppen die Umsätze an ihrer tatsächlichen Betriebsstätte in der Registrierkasse verbuchen.

ELEKTRONISCHE KASSE – AUF HELLOCASH FINDEST DU REGELMÄßIG NEUE INFORMATIONEN

Du bist dir noch nicht sicher, welche elektronische Registrierkasse wirklich für dich geeignet ist? Keine Sorge. Auf unserem Blog findest du regelmäßig neue, interessante Informationen über alle Themen im Bereich Kassensysteme.

Wir bieten nicht nur ein eigenes innovatives Kassensystem an, sondern liefern dir auch wertvolles Wissen, das du direkt in deinem eigenen Unternehmen integrieren kannst. 

Gerade im Bereich Steuern und Buchführung solltest du nämlich besonders vorsichtig sein. Hier lauern nämlich verschiedene Verordnungen und Gesetze, die du unbedingt einhalten solltest. Bei Verstößen kann es nämlich sehr teuer werden.

Um immer auf dem neuesten Stand zu sein raten wir dir daher zu einem innovativen Kassensystem, bei dem Gesetzesänderungen automatisch via Update berücksichtigt werden.

HELLOCASH – DIE ELEKTRONISCHE REGISTRIERKASSE FÜR ALLE BILDSCHIRME

Falls du helloCash noch nicht ausprobiert hast, so möchten wir dir unsere kostengünstige und benutzerfreundliche Kassensoftware kurz vorstellen:

Bei helloCash handelt es sich um ein Kassenprogramm, das du ganz einfach über deinen Browser oder als App für dein Android oder iOS Gerät bedienen kannst.

Besonders interessant an helloCash sind außerdem die tollen Zusatzfeatures, die dir den Geschäftsalltag enorm erleichtern werden. Selbstverständlich kannst du mit helloCash in wenigen Klicks deine ganze Artikel-, Bestandes-, Kunden- und Mitarbeiterverwaltung managen. Aber nicht nur das. Wir bieten dir beispielsweise auch ein tolles Tool zur Terminvergabe, das du ganz einfach online auf deine Webseite stellen kannst!

Natürlich bieten wir dir das alles zu absolut fairen Preisen an. Von der Gratis- bis zur Premiumversion ist und bleibt helloCash immer bezahlbar.

_{Disclaimer: Wir weisen dich ausdrücklich darauf hin, dass dieser Beitrag keine (steuer-)rechtliche Beratung ersetzt.}

Das Jahr 2020 war ein sehr turbulentes Jahr. Umso mehr hat sich wahrscheinlich jeder auf den Jahreswechsel gefreut. Was das Jahr 2021 für deine Registrierkasse bedeutet und was das Jahr 2020 gebracht hat – hier ein kleiner Rückblick, und Fakten zum Thema Registrierkasse 2021.

Am Donnerstag, den 5. November 2020, fand das helloCash Webinar zum Thema „Neue helloCash Funktionen aus 2020“ statt und ihr habt uns eure persönlichen Fragen gestellt. In diesem Beitrag möchten wir nun alle Fragen im Detail im Rahmen eines Q&A zum Webinar beantworten. Wir wünschen euch viel Spaß beim Durchlesen!

Moderne Registrierkassen zählen heutzutage zur Grundausstattung in Geschäften. Ob für Einzelhändler, Supermarktketten, Beauty- und Friseursalons oder gastronomische Betriebe: Sie alle greifen auf die elektronischen Kassensysteme zurück, die sehr viel mehr können als nur einen Verkauf abzuwickeln.

Vielen Händlern und Dienstleistern erscheint der Kauf einer neuen Registrierkasse als lästige Pflicht, denn sie verbinden mit der Investition oft nur die reine Notwendigkeit, um behördlichen Auflagen Folge zu leisten. Doch das ist zu kurz gedacht, denn die modernen Registrierkassen von heute sind wahre Allrounder, die Unternehmern dank ihrer vielfältigen Funktionen im Geschäftsalltag hilfreich zur Seite stehen.

In den weitaus meisten Fällen ist die Registrierkasse für Kleinunternehmer inzwischen Pflicht, denn der Gesetzgeber fordert von den Betreibern ein sicheres und nicht manipulierbares System zur Auswertung ihrer getätigten Umsätze. Das trifft auch auf eine Vielzahl von Kleinunternehmen zu, denen nur unter Umständen das Recht zum Führen einer offenen Ladenkasse eingeräumt wird.

Seit jeher gehört eine präzise Übersicht über die Einnahmen zu den Grundpfeilern jedes erfolgreichen wirtschaftlichen Handelns. Deshalb ist eine finanzamtkonforme Registrierkasse für Händler, Gastronomen und Dienstleister gleichermaßen unternehmerische Pflicht.

Es gibt keine Pflicht in Deutschland eine Registrierkasse zu verwenden. Offene Ladenkassen sind ebenso legitim wie elektronische Registrierkassen. Dessen ungeachtet gibt es unterschiedliche Pflichten, die mit den beiden Kassensystemen einhergehen und die du bedenken solltest, bevor du dich für eines der Systeme entscheidest.

Eine Registrierkasse ist heutzutage aus den meisten Geschäften nicht mehr wegzudenken. Egal, ob es sich dabei um Supermärkte und Warenhäuser, um kleinere und mittlere Einzelhändler, um Dienstleister wie Friseure, Nagel- und Kosmetikstudios oder um Gastronomen handelt. In all diesen Betrieben leisten kleine Registrierkassen wertvolle Dienste bei der Abrechnung der Einnahmen.

Das Jahresende rückt immer näher und somit auch die Inventur. Was ist eine Inventur? Wer muss sie durchführen? Diese und viele weitere Fragen beantworten wir dir hier in unserer Checkliste Inventur.

02. November 2020 – Lockdown Light startet in Deutschland. Alle Restaurants müssen geschlossen bleiben. Was du während dieser Zeit dennoch für deinen Betrieb tun kannst, erfährst du hier in diesem Beitrag. 

Welcher Friseur träumt nicht früher oder später davon: den eigenen Friseursalon eröffnen! Du möchtest diesen Traum endlich in die Tat umsetzen? Dann informiere dich hier. In diesem Beitrag erfährst du alle wichtigen Dinge, die du zur Eröffnung deines eigenen Friseursalons wissen musst.

UPDATE: Vielen herzlichen Dank, dass ihr so zahlreich an unserem Webinar teilgenommen habt. Falls ihr leider nicht dabei sein konntet oder euch die Fragen interessieren, die beim Webinar gestellt wurden, dann lest euch diesen Q&A Blogpost durch.

Wir haben im Jahr 2020 viele neue Funktionen für dich bei helloCash veröffentlicht! Du möchtest bei allen Funktionen up-to-date sein und deine Fragen direkt mit uns klären?

UPDATE: Das Webinar wurde auf Donnerstag, 05.11.2020 um 15:00 Uhr verschoben! Bitte melde dich erneut an, auch wenn du dich bereits für den letzten Termin registriert hast!

Es freut uns sehr, euch mitteilen zu können, dass wir eine neue Zahlungsmöglichkeit für euch in unserem helloShop hinzugefügt haben: den Klarna Ratenkauf!

Mit helloCash immer vorne dabei: Als einer der ersten Kassensystem-Anbieter haben wir von helloCash den DSFinV-K Export für dich ermöglicht!