Verfahrensdokumentation – So vermeidest du Probleme mit dem Betriebsprüfer


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Beim Thema Verfahrensdokumentation tun sich bei dir Fragezeichen auf? Keine Sorge, in diesem Artikel verraten wir dir, was es damit auf sich hat und wie du Stress mit den Behörden vermeidest.

Lies einfach weiter, um zu erfahren, wie du die Verfahrensdokumentation ohne großen Zeitaufwand bewältigen kannst.

Verfahrensdokumentation – Das Wichtigste in Kürze

  • Seit Januar 2017 gelten die Richtlinien der GoBD: Eine ordnungsgemäße, vollständige und lückenlos nachvollziehbare Buchführung ist demnach Pflicht und muss leicht nachprüfbar sein.
  • Die Verfahrensdokumentation dient zur Herstellung der Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit – sie muss demnach alle technischen und organisatorischen Prozesse deines Unternehmens abbilden.
  • Die Verfahrensdokumentation muss primär folgendes abbilden: Indizierung, elektronische Speicherung aller Buchführungsunterlagen, eindeutige Zuordnung von Belegen, Absicherung gegen Datenverlust, Vermeidung von Datenfälschung.

 

Worauf muss ich bei der Verfahrensdokumentation wirklich achten?

Im Prinzip bist du als Inhaber dazu verpflichtet, jederzeit genau nachweisen zu können, wie ein Beleg dein Unternehmen durchquert. Die Verfahrensdokumentation unterteilt sich in verschiedene Bereiche.

 

Im Mittelpunkt steht der eigentliche Prozess der Belegerfassung und -verarbeitung. Aber was heißt das genau?

 

Nun, du musst in jedem Fall folgende Fragen beantworten können:

 

  • Welche IT-Systeme kommen zum Einsatz?
  • Durch welche Maßnahmen werden die erfassten Belege vor Verlust oder Verfälschung geschützt?
  • Welche Maßnahmen wurden ergriffen, um alle Zugriffe auf Belege zu dokumentieren?
  • Gibt es unternehmensinterne Kontrollen, um sicherzustellen, dass alle GoBD-Vorgaben eingehalten wurden?

 

Gerade, wenn du vor hast, dein aktuelles Kassensystem durch ein modernes Kassensystem (z. B. von helloCash) zu ersetzen, musst du diesen Prozess in deiner Verfahrensdokumentation festhalten. Warum? Nun, jede Änderung muss muss von den Behörden nachvollziehbar sein. 

 

Wichtig: Wenn du noch mit Belegen aus Papier arbeitest, diese aber digitalisierst, musst du unbedingt beachten, dass du die Originale nicht ohne weiteres entsorgen darfst. Die Original-Belege dürfen nämlich erst in den Müll wandern, sobald du ausführlich schriftlich in der Verfahrensdokumentation festgehalten hast, wie die Papierbelege elektronisch erfasst wurden. Auch die Frage, wie die Qualität der Scans überprüft wird, muss geklärt werden. 

Bin ich dazu verpflichtet eine Verfahrensdokumentation zu erstellen?

Ja. Leider wird dir eine nicht vorhandene oder nicht ausreichende Verfahrensdokumentation als direkter formeller Mangel mit sachlichem Gewicht ausgelegt. Was heißt das genau? Es gibt zwar aktuell keine wirklich harten Folgen für dich, wenn die Nachvollziehbarkeit gegeben ist. Jedoch liegt das im Ermessen des Betriebsprüfers. Wenn dieser der Meinung ist, dass grobe Mängel vorhanden sind, kann er deine Buchführung komplett verwerfen und schätzen. Eine Schätzung fällt in der Regel immer zu deinem Nachteil aus.

 

Warum also ein Risiko eingehen, wenn es Hilfe gibt? Im Shop von helloCash findest du verschiedene hilfreiche Werkzeuge, um die Erstellung von Belegen so einfach wie möglich zu gestalten. Dementsprechend transparent fällt dann auch die Verfahrensdokumentation aus. Gerade die Prüfung durch Behörden solltest du nicht auf die leichte Schulter nehmen – denn die individuellen Entscheidungen eines Betriebsprüfers können schwerwiegende Folgen für dich und dein Unternehmen haben.

Checkliste: Worauf muss ich besonders achten?

Wir möchten dir hier eine Checkliste zur Verfügung stellen, damit du deine Verfahrensdokumentation in jedem Fall sorgfältig erstellen kannst.

 

  • Belege jeden Geschäftsvorfall detailliert
  • Erstelle eine geordnete Ablage all deiner Belege
  • Digitale Belege müssen auch digital aufbewahrt werden
  • Dokumente wie z. B. notarielle Verträge müssen immer im Original aufbewahrt werden
  • Kennzeichne alle Belege einzeln mit dem Datum der Erfassung

Wichtig: Daten müssen unveränderbar sein

Du erstellst deine Rechnungen mit Excel oder Word? Dann haben wir eine schlechte Nachricht für dich. Denn grundsätzlich wird die Unveränderbarkeit der Daten weder garantiert noch eine revisionssichere Archivierung ermöglicht. 

 

Nutze hierzu am besten moderne Kassensysteme oder ein Programm zur Rechnungserstellung.

 

Ich bin Kleinunternehmer – muss ich eine Verfahrensdokumentation anlegen?

Auch Kleinunternehmer sind zur Verfahrensdokumentation verpflichtet. Hier gibt es laut einer Studie der DIHK jedoch ein Problem. Denn Kleinunternehmer erleben nicht nur die finanzielle und administrative Mehrbelastung, sondern wissen meist gar nicht, wie eine Verfahrensdokumentation genau aussieht. 

 

Unser Tipp: Wenn du mit einem Steuerberater zusammenarbeitest, solltest du diesen umgehend kontaktieren und um eine Beratung bitten. Vor der Beratung kannst du dir eine Liste aller Systeme machen, mit denen du arbeitest.

Was gilt es bei der Kassenführung zu beachten?

Wenn du viel mit Bargeld arbeitest, musst du den Barverkehr täglich dokumentieren. Denn auch in diesem Fall gilt: Keine Buchung ohne Belege. Wirf am besten auch einen Blick auf dein Kassensystem selbst. Ist es bereits in die Jahre gekommen? Spielst du mit dem Gedanken, dir ein neues, modernes Kassensystem anzuschaffen?

 

In diesem Fall solltest du dir unbedingt das Kassensystem von helloCash näher anschauen. Denn all die Probleme bzgl. der Verfahrensdokumentation können mit diesem System gemildert werden. Wie dir das Kassensystem von helloCash bei der Verfahrensdokumentation helfen kann, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Wie kann mir ein modernes Kassensystem bei der Verfahrensdokumentation helfen?

Ob Kassensystem, Kassenlade, Bondrucker, Barcodescanner oder Kartenterminal – im Shop von helloCash findest du alles, was du zum modernen Betrieb deines Unternehmens brauchst.

Der große Vorteil an den Produkten von helloCash: Das Zusammenspiel passt. Mit dem ideal aufeinander abgestimmten Komplettsystem erstellst du Belege und musst dir keine Sorgen über die rechtlich notwendigen Bestandteile eines Belegs machen, da das Kassensystem von helloCash zu 100 % GoBD-konform ist. 

 

Durch diese unkomplizierte Art und Weise deine Belege zu organisieren, vermeidest du in jedem Fall Stress mit dem Betriebsprüfer und kannst immer lückenlos und leicht nachprüfbar nachweisen, welche Umsätze du zu welchem Zeitpunkt erwirtschaftet hast.

 

Fazit: Ein modernes Kassensystem sorgt auch bei der Verfahrensdokumentation für weniger Stress und mehr Transparenz.

Eine Sache sollte dir als Unternehmer besonders am Herzen liegen: die Zufriedenheit des Betriebsprüfers. Denn wenn du keine 100 % klare Verfahrensdokumentation vorweisen kannst, wird es schnell ungemütlich. Und wie bereits beschrieben kann diese Unklarheit dann zu einer Schätzung seitens des Betriebsprüfers kommen – in diesem Fall wird es meist teuer für dich.

 

Warum also ein Risiko eingehen, wenn es Kassensysteme wie helloCash gibt, die dir dabei helfen, zu jeder Zeit den perfekten Überblick zu behalten. Du kannst das Kassensystem von helloCash völlig kostenlos testen, um herauszufinden, ob es für deine individuelle Situation geeignet ist.

 

Hier erfährst du mehr über das Kassensystem von helloCash.

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