So sollte deine Kasse technisch ausgerüstet sein – ab 2020


Wie ist deine Kasse technisch ausgerüstet? Das Jahr 2020 rückt immer näher und damit auch die Kassensicherungsverordnung. Doch bei all den Neuerungen bleibt die Frage, was genau muss deine Kasse eigentlich können? Und welche Fristen sind zu beachten? Alles dazu erfährst du in diesem Blogpost.

In Deutschland gibt es schätzungsweise über 2,5 Millionen Kassensysteme, von der klobigen Registrierkasse bis hin zur PC-Kasse über moderne cloud-Kassensysteme und Apps.

Ab 2020 müssen alle elektronischen Kassen über neue technische Voraussetzungen zum rechtmäßigen Betrieb verfügen. Basierend auf der erlassenen Kassensicherungsverordnung kommen damit Änderungen auf jeden Kassenbesitzer zu.

Für welche Kassen gilt die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung gilt für alle elektronischen Kassensysteme. Bereits seit 2017 müssen sämtliche Kassensysteme GoBD-konform, sowie helloCash, sein. Durch die Kassensicherungsverordnung werden diese Regelungen nun nochmals vom Gesetzgeber verschärft.

Zeitraum bis zum offiziellen Inkrafttreten der Kassensicherungsverordnung:
[wpdevart_countdown text_for_day=“Tage“ text_for_hour=“Stunden“ text_for_minut=“Minuten“ text_for_second=“Sekunden“ countdown_end_type=“date“ end_date=“01-01-2020 00:00″ start_time=“1574943138″ end_time=“0,1,1″ action_end_time=“hide“ content_position=“center“ top_ditance=“10″ bottom_distance=“10″ ][/wpdevart_countdown]Du hast noch keine elektronische Kasse oder möchtest ein neues Kassensystem ausprobieren? Probiere unser GoBD-konformes Kassensystem kostenfrei aus:

Wie muss meine Kasse nun technisch ausgerüstet sein?

Jedes elektronisches Kassensystem muss über eine sogenannte zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Ein Sicherheitsmodul innerhalb der TSE gewährleistet dabei, dass sämtliche Kasseneingaben mit dem Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert werden. So soll verhindert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr unerkannt bleiben. Natürlich bleibt die Möglichkeit der Löschung bzw. Stornierung weiterhin vorhanden, nur das diese nunmehr aufgezeichnet werden.

Auf einem Speichermedium werden alle Transaktionen und Aufzeichnungen, im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Mit einer digitalen Schnittstelle wird die reibungslose Datenübertragung gewährleistet.

Wie bekomme ich eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Diese wird dir von deinem Kassenanbieter zur Verfügung gestellt. Wir, von helloCash, arbeiten im Hintergrund bereits an der Implementierung und informieren unsere Kunden umgehend per Mail, sowie über das helloCash-Dashboard, sobald diese auch für alle Nutzer verfügbar ist.

Ab wann brauche ich die technische Sicherheitseinrichtung?

Wie bereits erwähnt, tritt die Kassensicherungsverordnung und damit auch die Verpflichtung für eine technische Sicherheitseinrichtung mit dem 01.01.2020 in Kraft. Jedoch gab es einige Verzögerungen und Unsicherheiten. Hinzu kommt, dass die meisten Unternehmer sich noch gar nicht mit der Thematik beschäftigen konnten.

Auf drängen von Verbänden aber auch der IHK hat der Bund gemeinsam mit den Länderfinanzverwaltungen reagiert. So wurde eine sogenannte Nichtaufgriffsregelung, oder auch Nichtbeanstandungsregelung am 26. September 2019 beschlossen. Das heißt bis einschließlich 30. September 2020 wird Unternehmern mehr Zeit gegeben, sich auf die neuen Regelungen einzustellen.

Ein entsprechendes Schreiben soll noch seitens des Bundesfinanzministeriums veröffentlicht werden. Unsere Empfehlung ist jedoch, jetzt zu handeln und das eigene Kassensystem zu überprüfen. Hat dein Kassenanbieter dir eine Garantie gegeben das dein Kassensystem auch der Regelungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen wird? Ist deine Kasse GoBD-konform? Vorsorge ist bekanntlich besser als Nachsorge. 😉

Was regelt die Kassensicherungsverordnung noch?

Die Kassensicherungsverordnung regelt ferner, dass nunmehr auch für jeden einzelnen Geschäftsfall ein Beleg auszustellen ist. Diese sogenannte Belegausgepflicht kann in Papierform, aber auch elektronisch erfolgen. Bitte beachte, für einen elektronischen Beleg brauchst du i.d.R. die Einwilligung deines Kunden. Der Beleg muss ferner direkt bzw. in einem nahen zeitlichen Verhältnis ausgegeben werden. Der Kunde muss den Beleg selbstverständlich nicht tatsächlich mitnehmen.

Des Weiteren gibt es nunmehr eine Meldepflicht von Kassensystemen. Das heißt, nach Anschaffung eines neuen Kassensystems muss dieses, innerhalb eines Monats, an das zuständige Finanzamt gemeldet werden. Diese Pflicht gilt auch für bereits bestehende Kassensysteme, jedoch ist nunmehr bis zum Inkrafttreten der Nichtbeanstandungsregelung abzuwarten, welches Datum das Bundesfinanzministerium hierfür vorsehen ist.

Die Meldung erfolgt per amtlichen Vordruck mit Angaben wie, Anzahl der Kassensysteme, Art, Anschaffungsdaten, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.

Diese Daten werden seitens der Finanzverwaltung u.a. dafür genutzt um eine risikoorientierte Fallauswahl für Außenprüfungen zu nutzen. Unabhängig von Bußgeldern, die durch Nichteinhaltung entstehen, ist es damit im Eigeninteresse diese Regelungen auch umzusetzen. Denn neben dem eigentlichen Bußgeld besteht immer die Gefahr der Verwerfung der Buchhaltung und damit einer möglichen Umsatz-/ Gewinnschätzung durch das Finanzamt.

Welche Bußgelder können verhängt werden?

Der Gesetzgeber hat Bußgelder von bis zu 25.000 EUR vorgesehen. Ferner, wie bereits angesprochen, eine etwaige Schätzung durch das Finanzamt.

Gibt es Ausnahmen oder Fristen für die technische Sicherheitseinrichtung von Kassensystemen?

Ein klares „Jein“. Für Kassensysteme und Registrierkassen die nach dem 25.11.2010 und noch vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden gilt eine Ausnahme, ABER nur insoweit die Kasse technisch nicht umgerüstet werden kann. Sollte dies der Fall sein, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2022.

Wie erkenne ich, ob meine Kasse nicht technisch umrüstbar ist?

Das ist eine gute Frage. Grundsätzlich ist es empfehlenswert dich hierfür mit deinem Kassenanbieter in Verbindung zu setzen und im Idealfall diese Information auch schriftlich zu haben (im Falle das es nicht möglich ist und du die Übergangsfrist bis 31.12.2022 nutzen möchtest).

Unseres Erachtens ist es aber insbesondere bei modernen PC-Kassen bis cloud-Kassen oder modernen Kassensystemen, wie helloCash, nur schwer darstellbar. Diese Kassensysteme sollten daher fristgerecht umgerüstet werden und über eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Wir, von helloCash, arbeiten an der Implementierung und informieren unsere Kunden direkt, wie oben bereits erwähnt.

 

 

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