Richtlinien für digitale Kassen


Die Führung einer Kasse, egal ob digital oder offene Ladenkasse ist in den letzten Jahren nicht einfacher geworden. Auf was musst du bei der Anschaffung eines Kassensystems achten? Erfahre mehr in unserem Blogpost rund um die Richtlinien für digitale Kassen. Eine Chronik.

Digitale Kassensysteme vs. offene Ladenkasse

Was ist eigentlich ein digitales Kassensystem? Was ist eine offene Ladenkasse? Die Begrifflichkeiten kurz erklärt:

Digitale Kassensysteme

Digitale Kassensysteme oder auch elektronische Kassen genannt sind spezialisierte Geräte die sämtliche Bargeldeinnahmen sowie Ausgaben erfassen. Dabei sind grundsätzlich zwei verschiedene Arten zu unterscheiden:

  • Registrierkassen mit Drucklaufwerken

Das sind die ehr klassischen Registrierkassen aus alten Tagen, mit ein bis zwei (meist integrierten) Drucklaufwerken für Belege sowie Papierjournale.

  • Moderne PC-Kassen/ computergestütze Kassenysteme/ Cloud-Kassen

Hierbei handelt es sich um moderne Kassensysteme mit einem breiten Funktionsspektrum. Vom Warenscanner über Touchscreen bis zur Self-Checkout-Kasse sind sämtliche Kassensysteme hierunter zu fassen.

Insbesondere Cloud-Kassen, wie helloCash sind dabei besonders praktisch und schnell einsetzbar. Mit meist bereits vorhandenen Geräten wie einem Tablet, iPad, Smartphone oder browsergestützt sind sie sofort einsetzbar. Sämtliche Daten werden sicher und datenschutzkonform in der Cloud gespeichert und durch erweiterte Statistik- und Auswertungsmöglichkeiten bestehen weitere Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung. Dazu sind Bondrucker, Kartenterminal oder Kassenschubladen optional erhältlich und können ganz nach Unternehmensbedürfnissen ausgewählt werden.

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse ist eine Barkasse, die gänzlich ohne technische Unterstützung geführt wird. Typische Beispiele hierfür sind beispielsweise die Geldkassetten, Geldaufbewahrung in der Ladentheke aber auch der Kellner mit Portmonee ohne elektronische Gastro-Kasse.

Im Unterschied zur elektronischen Kasse bzw. digitalen Kassensystem ist hier der Aufwand unweit höher. All das was die elektronische Kasse dem Inhaber abnimmt, ist nunmehr selbst zu machen. Denn auch hier gelten sämtliche Regelungen, wie die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, geordnet, zeitgerecht und dige richtige Aufzeichnung.

Daneben ist ein sogenanntes Kassenberichtsheft zu führen, nach Steuersätzen getrennt und chronologisch aufzuzeichnen. Die Kassensturzfähigkeit muss jederzeit gewährleistet sein.

Solltest du mit dem Gedanken spielen eine offene Ladenkasse führen zu wollen, solltest du dich vorab mit deinem Steuerberater in Verbindung setzen. Denn Fehler können hier spätestens bei der Betriebsprüfung oder Kassennachschau teuer werden (was es mit der Kassennachschau auf sich hat, erfährst du weiter unten).

Da bei der offenen Ladenkasse keine Datenaufzeichnung stattfindet, ist mit ihr eine ordnungsgemäße Kassenführung – im Vergleich zur Aufzeichnung mithilfe elektronischer Kassensysteme – mit relativ hohem Aufwand verbunden.

Von GDPdU und GoBS zu GoBD – 2015

Die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) waren die Vorgänger-Regelungen der GoBD und sind mit dem 01.01.2015 nicht mehr in Kraft.

Die GoBD, also die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ sind eine Verwaltungsvorschrift und gelten seit dem 01.01.2015. Für diese galt jedoch eine Übergangsfrist, bis zum 31.12.2016 ( BMF-Schreiben vom 14.11.2014 – IV A 4 S 0316/13/10003).

Was die GoBD im Detail enthalten erfährst du im folgenden Abschnitt.

Kassenführung – Änderungen seit dem Jahr 2017

Bereits seit dem Jahr 2017 sind alle Unternehmen mit einer digitalen bzw. elektronischen Kasse verpflichtet die Vorgaben der GoBD zu erfüllen. Dazu gehört:

  • Alle Daten, Bareinnahmen, Umsätze, sprich alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden.
  • Das Kassenbuch ist elektronisch zu führen.
  • Sämtliche Aufzeichnungen und Barumsätze sind
    • einzeln,
    • vollständig,
    • richtig,
    • zeitgerecht,
    • geordnet,
    • auf einem Speichermedium zu sichern.
  • Sämtliche Aufzeichnungen (auch Fehlbons) sind manipulationssicher für 10 Jahre aufzubewahren, dazu gehören auch Bedienungsanleitungen, Handbücher, etwaige zeitweise geführte offene Ladenkasse (Ausfall der elektronischen Kasse), Wartungsprotokolle etc.

Alle helloCash-Kunden haben Zugriff auf die GoBD-Verfahrensdokumentation. Diese macht es im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt besonders leicht, denn sämtliche Vorgänge in deinem Kassensystem können damit durch den Finanzbeamten nachvollzogen werden. Eine mühsame, etwaige händische Aufzeichnung (z.B. wie bei einer offenen Ladenkasse) entfällt. Hier geht es zur VerfahrensdokumentationsAnleitung.

Mögliche Strafen bei Verstoß gegen die GoBD

Verstöße gegen die GoBD können mit  bis zu 25.000 EUR Bußgeld geahndet werden. Dazu kommt die Gefahr einer möglichen Schätzung durch das zuständige Finanzamt.

Kassennachschau seit 2018

Mit dem 1. Januar 2018 ist eine sogenannte Kassennachschau für Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen jederzeit möglich (§ 146b der Abgabenordnung – AO). Dabei sind insbesondere bargeldintensive Branchen gefährdet (beispielsweise Bäckereien, Friseure, Diskotheken etc.).

Für die Kassennachschau ist es völlig unwichtig, ob du eine elektronische Kasse oder offene Ladenkasse besitzt. Bitte beachte, die Betriebsprüfung erfolgt i.d.R. vorangemeldet. Die Kassennachschau ist ein unangemeldeter Besuch des Finanzamts, um jedwede vorherige Manipulationen zu vermeiden.

Richtlinien für digitale Kassen ab 2020

Ab dem 1. Januar 2020 tritt die Kassensicherungsverordnung in Kraft (BGBl I 2017, 3515). Die Regelungen für elektronische Kassensysteme in der Übersicht:

  • Meldepflicht von Registrierkassen: Jedes elektronische Kassensystem im Unternehmen muss nunmehr dem Finanzamt gemeldet werden. Du hast bereits eine Kasse? Dann ist diese bis maximal 31.01.2020 dem Finanzamt zu melden.
  • Belegpflicht bzw. Belegausgabepflicht: Jedem Kunden ist nunmehr ein Beleg auszustellen. Dies kann in Papierform erfolgen (der klassische Bon oder Papier-Rechnung) oder elektronisch. Bitte beachte, für einen elektronischen Beleg brauchst du das Einverständnis des Kunden. Eine mögliche Ausnahme von der Belegpflicht ist beim Finanzamt zu beantragen (kann jederzeit wieder zurückgenommen werden), § 148 AO.
  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung bzw. TSE: Alle elektronischen Kasssensysteme müssen über eine TSE verfügen. Dabei handelt es sich um eine technische Einrichtung die sämtliche Manipulationen verhindern soll. Sie besteht aus einem Sicherungsmodul, einem Speichermedium sowie einer digitalen Schnittstelle. Dein

Ausnahmen bzw. Übergangsregelungen:

Sämtliche elektronische Kassensysteme die nach dem 25. November 2010 bis zum 31.12.2019 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, dürfen bis einschließlich 2022 verwendet werden. Doch Achtung, das kann im Detail schwierig sein, nachzuweisen. So ist es beispielsweise schwer erklärbar warum beispielsweise eine Cloud-Kasse nicht mit einer TSE nachrüstbar ist.

Du bist helloCash-Kunde? Keine Panik, wir helfen dir und informieren dich über alle notwendigen Schritte.

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