Anforderungen an elektronische Kassensysteme – Alles was du wissen musst


Seit dem 1. Januar 2017 gelten neue, umfangreiche Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Diese werden mit dem Jahr 2020 nochmals verschärft. Was wichtig ist und warum Vorsorge besser als Nachsorge ist, erfährst du jetzt hier.

Bereits seit 2017 dürfen elektronische Kassen nur noch dann eingesetzt werden, wenn diese alle Umsätze einzeln und vollständig aufzeichnen. Dazu kommt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dabei müssen diese ferner auch unverändert und maschinell lesbar, gespeichert werden. Gab es früher die Möglichkeit, nach der Erstellung des Z-Bons alle Daten zu löschen bzw. aufgrund eines begrenzten Speichers löschen zu müssen, ist dies heute nicht mehr möglich.

Erfüllt deine Kasse all diese Kriterien?

1. Merkmale einer ordnungsgemäßen Kassenführung

Die folgenden Merkmale gelten für jede Kasse. Egal ob elektronisches Kassensystem, wie bei helloCash oder doch die sogenannte „offene Ladenkasse“. Als helloCash-Kunde betreffen dich diese Regelungen natürlich auch, aber sie sind bereits im Kassensystem hinterlegt, sodass du viele Fehler bereits vom Anfang an vermeidest.

Abkürzungen:

AO: Abgabenordnung

HGB: Handelsgesetzbuch

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nach § 145 Abs. 1 AO, § 238 Abs. 1 HGB

  • Keine Buchung ohne Beleg
  • Sämtliche Buchungen müssen für einen sogenannten „sachverständigen Dritten“ innerhalb angemessener Zeit nachvollziehbar sein
  • Buchungen, sowie die gesamte Buchhaltung muss überprüfbar sein
  • Eine Verfahrensdokumentation muss verfügbar sein

Vollständigkeit nach § 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB

  • Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln aufgezeichnet sein, keine Doppelbuchungen
  • Wenn Verdichtungen vorgenommen worden sind, müssen diese nachvollziehbar sein, sowie auch einzeln aufschlüsselbar sein
  • Lückenlose Aufzeichnungen
  • Beachtung von branchenspezifischen Aufzeichnungen (z.B. Taxigewerbe mit Stundenzettel)
  • Einzelaufzeichnungen bei Bargeschäften über 15.000 EUR (Bitte kontaktiere hierzu deinen Steuerberater)

Richtigkeit nach § 146 Abs. 2 AO, § 239 Abs. 2 HGB

  • Sämtliche Geschäftsvorfälle sind richtig aufzuzeichnen, sodass sie die tatsächlichen Verhältnisse wiedergeben

Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB

  • Änderungen und Löschungen sind zu protokollieren
  • Keine Unterbrechungen in der Protokollkette von Belegen, Buchungen sowie Grundaufzeichnungen
  • Sämtliche Buchungen, Stammdaten, Metadaten, Schlüssel (für Artikel, Dienstleistungen) in einer Historie festzuhalten
  • Keine Änderung der Historie nachträglich

Zeitgerechtigkeit nach § 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB

  • Alle Buchungen sind laufend und zeitgerecht vorzunehmen
  • Sämtliche Einnahmen und Ausgaben sind täglich festzuhalten (Kassenbuchung, falls eine offene Ladenkasse vorhanden ist im Kassenberichtsheft)
  • Unbare Geschäftsvorfälle können i.d.R. auch innerhalb von 10 Tagen erfasst werden
  • Möglichkeit bei unbaren Geschäftsvorfällen diese monatlich zu erfassen (Vollständigkeit muss gesichert sein)
  • Rechnungsabgrenzung durch periodengerechte Verbuchung (monatlich, quartalsweise, jährlich)

Ordnung nach § 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB

  • Bare und unbare Geschäfte sind getrennt aufzuzeichnen
  • Trennung von steuerfreien, steuerpflichtigen und nicht steuerbaren Umsätzen
  • Nachvollziehbarkeit von Buchungen mittels systematischer Erfassung
  • Sachliche Ordnung (im Hauptbuch und Kontenfunktion), sowie zeitliche Ordnung (Grundbuch und Journal)

Anforderungen an eine elektronische Kassensysteme – Der Beleg

Wie bereits der Grundsatz besagt: „Keine Buchung ohne Beleg“, besitzen Belege eine Beweisfunktion in der Gewinnermittlung. Sollte kein Beleg (mehr) vorhanden sein, ist ein sogenannter Eigenbeleg zu erstellen. Dabei handelt es sich um einen selbst erstellten Beleg. Alle rechtlich notwendigen Bestandteile eines Belegs kannst du in unserem Blogpost nachlesen.

Hast du noch keinen Bondrucker? Dann lass uns das hier schnell ändern:

2. Protokolle und Verfahrensdokumentationen

Diese Pflicht betrifft alle Nutzer eines elektronischen Kassensystems. Hierbei geht es darum über die Nutzung, also Einsatzorte, Einsatzzeiten der Kasse entsprechende Protokolle anzufertigen. Zusätzlich wer die Kasse benutzt hat und wie lange der Trainingsspeicher zum Einsatz gekommen ist. Ein Trainingsspeicher ist dabei nichts Anderes als beispielsweise die helloCash-Kasse im Testmodus laufen zu lassen, um neue Mitarbeiter anzulernen.

Die Verfahrensdokumentation beinhaltet alle Daten zur Entstehung, Speicherung und Verarbeitung, sowie sämtliche Arbeitsanweisungen zur Kassennutzung. Ferner auch Informationen wann und wie die Einhaltung der Anweisungen überprüft wurde.

Für alle helloCash-Kunden haben wir einen Blogpost zur GoBD-Verfahrensdokumentation mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt.

3. Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz)

Alles zum Thema Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, sowie den Pflichten die dadurch für dich entstehen, kannst du in unserem Blogpost nachlesen. Hier erfährst du alles was du zum Thema Belegpflicht, Einzelaufzeichnungspflicht, Technische Sicherheitseinrichtung, sowie zur Kassenmeldepflicht wissen musst.

4. UPDATE: Nichtaufgriffsregelung / Nichtbeanstandungsregelung

Viele Unternehmen sowie Betriebe sind noch nicht auf die Kassensicherungsverordnung bzw. auf das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vorbereitet. Daher hat der Bund, sowie die Länderfinanzverwaltungen entsprechend reagiert und eine sogenannte Nichtaufgriffsregelung bzw. Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 beschlossen.
Ein entsprechendes BMF-Schreiben soll nach der letzten Bund-Länder-Arbeitsgruppensitzung vom 25. bis 26. September 2019 veröffentlicht werden. Dies betrifft insbesondere die Implementierung der TSE (technische Sicherheitseinrichtung) sowie die Meldepflicht von Kassensystemen.
Jedoch ist es empfehlenswert sämtliche Anforderungen der Kassensicherungsverordnung so schnell wie möglich umzusetzen. Für alle helloCash-Kunden arbeiten wir bereits an der Implementierung sämtlicher Regelungen und garantieren dir auch weiterhin ein rechtskonformes Kassensystem.

 

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